MPS Xtandit
BLOG

De transformatie van kopieermachine tot Managed Print Services

28 september 2012
Edwin Jongsma

Door het goed managen van het printerpark en de documentstromen kunt u serieuze besparingen realiseren. Niet alleen in termen van tijd en geld, maar ook op het gebied van duurzaamheid. Met groot plezier ga ik dan ook van start met een serie columns over Managed Print Services. Daarbij ga ik o.a. 10 redenen behandelen die deze servicevorm ook voor uw organisatie interessant maakt.

Sinds de kopieermachine uitgroeide tot multifunctional is het een volwassen, vitaal onderdeel van elk bedrijfsproces. Het is het begin en eind van veel documentstromen binnen de organisatie. U scant en print ermee. U kopieert en faxt ermee. Door de veelzijdigheid van de moderne apparatuur en beschikbare software is er specialistische kennis voor nodig om dit efficiënt te managen. Om alles uit een printerpark en de documentstromen te halen zal iemand binnen de organisatie er een zware verantwoordelijkheid bij krijgen. Gelooft u mij, dit kan uw facilitaire dienst, ICT afdeling of officemanager er niet zomaar even bij doen.

Stel u zelf bijvoorbeeld eens de volgende vragen. Hoeveel printers zijn er in gebruik? Hoeveel afdrukken maken we totaal en welke kosten zijn hiermee gemoeid? Hoeveel verschillende type printers en merken (en dus printerdrivers) dienen we zelf te beheren? Hoeveel tijd besteden we aan het beheer van alle printers en multifunctionals? Is mijn mfp contract nog in lijn met mijn huidige afdrukvolume? Hoe stromen documenten door mijn organisatie en processen? Wat mag ik verwachten van de service van mijn leverancier? Hoe gaat mijn leverancier om met flexibiliteit en de veranderingen binnen mijn organisatie? Ondersteunt mijn huidige printerpark onze MVO doelstellingen?

Ik ga u in mijn columns een helder beeld schetsen van Managed Print Services. Daarna kunt u, naar ik hoop, met nieuwe inzichten naar uw printomgeving kijken. Aan het eind van de cyclus worden de columns gebundeld in een handig naslagwerk. Bij Xtandit ben ik als commercieel directeur verantwoordelijk voor Marketing, Xtandit Managed Services en Software Solutions. In 2009 heb ik samen met mijn team Managed Print Services geïntroduceerd. Privé ben ik liefhebber van culinaire uitstapjes, mooie wijnen, gadgets met een Appel erop, mijn zoon Gijs en mijn blaffende twee dochters op vier poten.

Veel lees plezier, Edwin Jongsma

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur