BLOG

De implementatie van Managed Print Services

03 november 2012
Edwin Jongsma

Na de assessment fase die ik  in mijn vorige column behandelde, is de implementatie van Managed Print Services van cruciaal belang. Vanuit mijn 23 jaar lange ervaring in deze branche, heb ik geconstateerd dat er heel erg gemakkelijk wordt gedacht over de implementatie, training en het bijkomende "change management". Zowel door aanbieders alsook door klanten. Men ziet de noodzaak niet om budget vrij te maken voor een gedegen training. En change management staat, gek genoeg, vaak niet eens op de agenda.

Managed Print Services vraagt om Change Management

Er kunnen wel degelijk zaken gaan veranderen. Gebruikers die nu een eigen printer hebben, raken deze wellicht kwijt. Er zal een print policy komen met regels en richtlijnen voor het gebruik van de printers en multifunctionals. Daarbij veranderen de processen rondom het bestellen van verbruiksmaterialen en het aanmelden van storingen. Dit moet wel op een goede manier binnen de organisatie duidelijk worden gemaakt. Als er daarnaast ook nog oplossingen geïmplementeerd worden die documentprocessen optimaliseren, dan zijn de veranderingen nog groter. Het Change Management proces dient plaats te vinden voor de training start. De gebruikers, die niet betrokken zijn geweest bij het aankoop proces, worden als eerste geïnformeerd over de te verwachten veranderingen. Waarom zijn deze keuzes gemaakt? Wat betekenen de keuzes voor de organisatie en welke doelstellingen worden ermee  gerealiseerd? De antwoorden op deze vragen en de aandacht die aan de veranderingen worden besteed, zorgen voor draagvlak bij de medewerkers. En dit draagvlak is onmisbaar bij een succesvolle implementatiefase.

De waarde van een Projectplan

Iedere Managed Print Services implementatie start met een project plan. Hierin wordt helder beschreven op welk moment welke taken en werkzaamheden worden uitgevoerd en wie waar verantwoordelijk voor is. Het werken volgens een bewezen project management methodiek als bijvoorbeeld Prince2 en de certificering van de project manager in kwestie garandeert u een gestructureerde, heldere aanpak en kwalitatieve werkwijze.

Wanneer is een Proof of Concept nodig?

Een proof of concept maakt soms onderdeel uit van het project. Bij Europese aanbestedingen is de proof of concept een standaard procedure. In het geval van een RFP (Request for Proposal) is de POC (Proof of Concept) er in twee varianten. Het is een onderdeel van de selectieprocedure van bijvoorbeeld de laatste twee overgebleven aanbieders, of het is een testfase die vooraf gaat aan de definitieve uitrol in de gehele organisatie.

Implementatie van Managed Print Services

Om op afstand een printer en multifunctional park te beheren is er management software nodig. Deze management software vormen de ogen en oren voor een Managed Print Services helpdesk. Via een bij de klant geïnstalleerde SNMP software agent (Simple Network Management Protocol) is de management software in staat om de MIB informatie (Machine Information Base) van printers en multifunctionals te ontvangen. De door de printers en multifunctionals uitgezonden gegevens bevatten tellerstanden, status van de verbruiksmaterialen en alerts voor storingen en incidenten. Ik adviseer in het kader van veiligheid om altijd te vragen naar een white paper over de beveiliging van deze software en daarmee uit te lezen bestanden.

De SNMP agent wordt vaak al in de assessment fase geïnstalleerd zodat alle relevante informatie kan worden verzameld voor de current en future state. Dan kan de nieuwe situatie, correct neergezet en aangesloten worden zodat de gehele organisatie er uiteindelijk goed mee kan werken en het voordeel van Managed Print Services daadwerkelijk gaat ervaren!

Change? Yes we can! With the right help…

Wie is waar verantwoordelijk voor? Het beheer en het statement of work van een Managed Print Services overeenkomst staan in mijn volgende column centraal.

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur