document levenscyclus
BLOG

De 4 fases van de moderne documentlevenscyclus

23 maart 2015
Alex Forcella

Tegenwoordig wordt gemiddeld tussen de 70 en 80 procent van alle documenten digitaal gecreëerd. Niet zo raar dat digitalisering en digitaal werken bij de meeste organisaties een veelbesproken agendapunt is. Vooral in branches waar van oudsher de meeste documenten fysiek werden gecreëerd, wordt nu meer nagedacht over een digitale vorm hiervan. Wat betekent deze digitalisering voor de levenscyclus van een document en wat zijn hierbij aandachtspunten om bij stil te staan?

1. Creatie van documenten

15 tot 20 jaar geleden werden de meeste documenten op papier gecreëerd. Iets later deden de pc en laptop hun intrede. Tegenwoordig worden telefoons, iPads en zelfs phablets gebruikt voor het creëren van documenten. Alleen al van de phablets zijn er in 2013 een slordige 85 miljoen stuks verkocht. Een van de belangrijkste redenen hierachter is dat de behoefte om plaats- en tijdonafhankelijk te werken alleen maar toeneemt.

Een van de meest gebruikte applicaties om documenten digitaal te creëren is MS Office. Daarnaast wordt binnen elke organisatie wel een ERP/Financieel pakket gebruikt.
Bekend nadeel daarvan is dat het op maat maken van de lay-out vaak niet of alleen tegen hoge investeringen zoals tijd/geld mogelijk is. Dit gaat vervolgens weer ten koste van de productiviteit van de medewerkers.

2. Distributie

Zodra documenten gecreëerd zijn, verdwijnen ze vaak in een organisatie. Hierdoor worden ze niet gebruikt waarvoor ze gemaakt zijn of verdwijnen ze zelfs helemaal. Denk bijvoorbeeld eens aan factuurverwerking waarbij inkoopfacturen soms verdwijnen met als gevolg dat deze niet tijdig betaald worden. Met het digitaal verspreiden van informatie wordt bovenstaand probleem teruggebracht, maar niet uitgesloten. Daarnaast vraagt het de nodige technische kennis om dit in praktijk effectief toe te passen.

digitaal archiveren tekst

3 Archiveren

Nadat documenten al dan niet digitaal gecreëerd en gebruikt zijn, volgt de opslag daarvan. In de volksmond wordt dit ook wel gekenmerkt als het archief. Het archief wordt vaak gebruikt als reconstructie van wat er in bedrijfsprocessen is gebeurd. Hierbij ondersteunt het de bedrijfsvoering en levert het bewijs. Het belang van het snel terug kunnen vinden van documenten is uiteraard afhankelijk van de branche waar de organisatie in zit. Omdat het fysieke of digitaal archief ook als bewijs kan dienen, reguleert de overheid dit met de archiefwet. De archiefwet kent geen algemene bewaartermijnen; deze worden ingedeeld in categorieën, zoals documenttypes, en worden ieder jaar herzien en eventueel aangepast.

4 Vernietigen

De laatste fase waarin documenten terecht komen, is de vernietigingsfase. Fysieke documenten worden vaak letterlijk vernietigd door bijvoorbeeld een datavernietiger. Ook bij digitale documenten hebben organisaties te maken met een vernietigingsplicht. Overigens betekent de digitale vernietigingsplicht niet dat de gegevens verwijderd dienen te worden, zoals dat bij fysieke documenten wel het geval is. Het belangrijkste hierbij is dat gegevens niet langer bewaard worden in een vorm waarbij de oorsprong te identificeren is.

Meegaan met de tijd

Door de digitalisering van documenten krijgen we dus te maken met nieuwe uitdagingen in de creatie, distributie, archivering en vernietiging ervan. Zo willen werknemers op verschillende apparaten kunnen werken. Daarnaast moeten documenten op een slimme manier digitaal gedistribueerd en opgeslagen worden. En dan heeft u ook nog te maken met de digitale vernietigingsplicht. Bent u benieuwd hoe Xtandit kan helpen om uw documentprocessen zo optimaal mogelijk in te richten wat betreft tijd, gemak en budget? Bekijk dan onze Managed Document Services of neem contact met mij op.

Alex Forcella Xtandit
Alex Forcella
Account Manager