Check de veiligheid van data en documenten
BLOG

Check de veiligheid van data en documenten!

09 mei 2017
Eva van der Meer

Check de veiligheid van data en documenten!

Privacy wordt steeds een groter en belangrijker issue. Dit komt mede door de steeds verdergaande digitalisering. Ook binnen de Europese Unie wordt dit steeds belangrijker. Niet voor niets wordt vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming definitief. Begrippen als document veiligheid, dataveiligheid, datalekken en document beveiliging zijn hierbij belangrijk.

Datalekken

Het gevolg van een niet constant aanwezige document beveiliging is het lekken van data. Sinds 1 januari 2016 zijn alle bedrijven en organisaties verplicht hier een melding te maken wanneer het lek ernstig is. Er is sprake van een datalek als er sprake is van onderstaande kenmerken:

 

  • De Wet Bescherming Persoonsgegevens is van toepassing op de verwerking van het persoonsgegeven. Dit is te herleiden door de handleiding voor verwerkers van persoonsgegevens te lezen op de site van de Rijksoverheid.
  • Er is een inbreuk op de beveiliging.
  • Er zijn persoonsgegevens verloren gegaan of er kan niet worden uitgesloten dat er sprake is van een onrechtmatige verwerking.

 

check-de-veiligheid-van-data-en-documenten

Wanneer in deze gevallen geen melding wordt gemaakt, kunnen er hoge boetes volgen. Het is van groot belang te weten of jouw bedrijf of organisatie alles op de rit heeft.

Documentveiligheid

Door de snelle digitalisering ontstaan er steeds meer ontwikkelingen die ten koste gaat van de dataveiligheid. De processen om data goed te beveiligen zijn niet up-to-date. Er ontstaat een ongestructureerde brei van data, waardoor dezelfde documenten op meerdere plekken zijn opgeslagen. Daarnaast wordt informatie niet op de juiste plaats bewaard. Omdat men niet weet waar dingen worden bewaard, wordt de wettelijke bewaartermijn uit het oog verloren. Ook zijn er in de dagelijkse praktijk dingen die heel lastig te beveiligen zijn. Zo kan een werknemer per ongeluk vertrouwelijke informatie naar een verkeerde ontvanger versturen. Data kan worden geprint of op een USB worden meegenomen. Ook kan er gebruik worden gemaakt van cloud-toepassingen die misschien helemaal niet zo veilig zijn. Dit zijn maar een paar zaken die de document veiligheid in gevaar brengen en waar misschien niet veel bij wordt stil gestaan. Deze veiligheid moet gewaarborgd worden tijdens de gehele cyclus van het bestaan van het document, namelijk tijdens de creatie, distributie, opslag en vernietiging. Weet jij zeker dat je deze veiligheid kunt garanderen voor jouw bedrijf of organisatie?

Checklist

Wil je weten of jouw bedrijf en organisatie voldoet aan het databeveiligingsbeleid en de wetgeving? Wil je weten of de documentprocessen op de juiste manier zijn ingericht? Wil je weten of de data intern en extern op een verantwoorde manier worden gedeeld? Gebruik dan onze checklist om hier achter te komen en zet een eerste stap in de beveiliging van documenten en data.

Checklist: Veilig bestanden delen, ontsluiten en opslaan

Download de checklist
checklist veilig bestanden delen