printers centraliseren
BLOG

Centraliseren: zoek draagvlak!

11 maart 2015
Jasper Ruijgrok

“Alle kleine printers gaan eruit.” Toch? Of toch niet? Als IT-manager wil je liever vandaag centraliseren dan morgen. De kleine printers mogen, vanwege de relatief hoge prijs per afdruk, alleen voor kleine printopdrachten gebruikt worden. Maar, je interne klanten bieden weerstand. Zij willen niet naar de gang om te printen, ook niet voor grote printopdrachten. Zolang die kleine geldverslindende printers op of naast hun bureaus staan zul je weinig medewerkers naar de gang zien lopen.

Een lastige kwestie voor jou als IT-manager.  In dit blog geven we je 3 tips om je interne klanten te overtuigen dat er écht gecentraliseerd moet worden.

printers centraliseren

Tip 1: Toon begrip

Misschien zie je er het nut (nog) niet van in, maar probeer het eens: begrip tonen. De interne klanten koesteren de kleine printer op of onder het bureau alsof het hun eerste biertje van de vrijdagmiddagborrel is. Begrijp dus dat het afscheid (of het minderen in gebruik) zwaar zal zijn. Praat met de interne klanten over het printgedrag zonder ze gelijk te willen overtuigen. Als je begrip toont zullen ze meer waarderen en in een later stadium makkelijker om te turnen zijn voor jouw plannen.

Tip 2: Zorg voor bewijs

Zorg dat je hard bewijs hebt waarmee je het belang van centraliseren kunt laten zien. Hiervoor moet je inzicht hebben in het printgedrag van je medewerkers. Waar haal je die inzichten vandaan?

  • De verschillen in kosten bekijken tussen de verschillende printers. Zijn er mogelijkheden om te besparen door printers op andere plekken in het gebouw neer te zetten?
  • Zien of de prijs per afdruk het laagste is bij de printer die het meest gebruikt wordt. Zo nee, dan kun je actie ondernemen.
  • Kijken wie wel de moeite neemt om naar de multifunctional te lopen en wie niet. Zo kun je gericht in gesprek gaan met de interne klanten die je nodig hebt om je centralisatie plannen uit te voeren.

Kom je er niet uit of heb je geen tijd om zelf op onderzoek uit te gaan? Dan kun je dit ook uitbesteden. Of eerst onze simpele zelftest doen.

Doe de zelftest

Tip 3: Gebruik het bewijs

Nu je bewijs hebt, kun je aantonen dat je het gelijk aan jouw kant hebt. Je hebt vast al ideeën hoe deze inzichten tot besparingen kunnen leiden. Tijd voor een bezoek aan de directie. Leg in dat gesprek de nadruk op de besparingen die je voorziet en laat de cijfers zien. Zo maak je een goed begin met het creëren van draagvlak voor je plannen om te centraliseren.

Wil je meer weten? Lees dan het whitepaper "Grip op het printerpark: Tips and Tricks voor IT-Managers”.

download
whitepaper grip op het printerpark
Jasper Ruijgrok Xtandit
Jasper Ruijgrok
Account Manager