Veel bedrijven maken vandaag de dag nog steeds gebruik van voorbedrukt briefpapier voor facturen, werkorders of zakelijke communicatie. Elk met specifieke papiersoorten en formulieren. Ooit in een ver verleden heeft iemand binnen de organisatie daar een beslissing over gemaakt, en sindsdien heeft waarschijnlijk niemand er meer bij stil gestaan.
Toch is het slim om hier eens kritisch naar te kijken. Voorbedrukt briefpapier is namelijk allang geen goedkope, makkelijke oplossing meer: Het is een verborgen kostenpost. De oplossing? Zelf briefpapier printen. In dit blog geven we je de 3 belangrijkste voordelen van zelf briefpapier printen.
Voordeel 1: Bespaar geld
Voorbedrukt papier is duur. Hoewel de directe kosten van voorbedrukt papier nogal uiteen lopen is de gemiddelde prijs op dit moment 4,6 eurocent per voorbedrukt document. Daarnaast moeten natuurlijk de kosten voor het printen op het voorbedrukte papier ook worden meegenomen in deze berekening. In de praktijk betaal je dus twee keer om één document te bedrukken.
Hoe vaak gebeurt het niet dat zo’n brief uit de printer komt met het bedrijfslogo aan de achterkant? Het zijn kosten waar je niet zo snel aan denkt, maar op jaarbasis vormen mislukte prints een grote kostenpost.
Naast verspilling zijn er andere (verborgen) kosten waar je op bespaart als je zelf briefpapier print, denk bijvoorbeeld aan:
- Aankoop van het briefpapier
- Opslag van het papier
- Voorraadbeheer
Voordeel 2: Bespaar tijd
Kostbare tijd van medewerkers gaat verloren aan het beheer van de problemen rond het afdrukken op voorbedrukte voorraad. Hoeveel tijd besteed de IT-afdeling in jouw organisatie aan het installeren van printerstuurprogramma’s en configureren van papierlades? En hoeveel tijd verliezen medewerkers doordat ze er steeds voor moeten zorgen dat het papier in de juiste lade en in de juiste richting ligt?
Misgrijpen
Voorraadbeheer is een andere tijdvreter. Waarom? Stel, de office manager, die altijd alles tot in de puntjes regelt, gaat twee weken met vakantie en je wil onverwachts een zakelijke mailing versturen. Je loopt naar de voorraadkast en ziet dat er nog maar één doos briefpapier staat. Wat nu? Je doet een bestelling omdat je echt nu het voorbedrukte papier nodig hebt.
De gemiddelde levertijd is 3-4 werkdagen. Dit duurt uiteraard veel te lang dus je doet een spoedaanvraag omdat de mailing echt morgen de deur uit. Door het woord ‘spoed’ aan het woord ‘bestelling’ toe te voegen stijgen de kosten per voorbedrukt document exponentieel.
Door zelf briefpapier te printen komt er een einde aan deze zorgen. Je grijpt nooit meer mis.
Voorbeeld 3: Flexibiliteit
Om de kosten te drukken bestel je vast grote voorraden voorbedrukt papier. Op de korte termijn lijkt dit een slimme investering. Maar, voorbedrukt papier raakt snel verouderd. Dit gebeurt bijvoorbeeld met een verhuizing of een wijziging in het logo.
Daarnaast kunnen de oorzaken hiervoor ook buiten de invloedssfeer van de organisatie liggen. Een goed voorbeeld daarvan is de invoering van IBAN. Hoeveel briefpapier heeft jouw organisatie weg moeten gooien?
Dit probleem is direct verholpen als je zelf het briefpapier print. Bij wijzigingen verander je het template en de wijziging is per direct doorgevoerd zonder enige verspilling. Voor marketing doeleinden kun je ervoor kiezen om tijdelijk voor een campagne een extra boodschap aan het template toe te voegen, zodat dit in al uw zakelijke communicatie meegenomen wordt.
Als u het briefhoofd of uw logo en bedrijfsgegevens meeprint heeft u alleen de kosten voor één afdruk en voor één blanco document. De kosten van het blanco document zijn logischerwijs veel lager dan van het voorbedrukte document.
Wil je ook af van het ouderwetse voorbedrukte briefpapier en ben je benieuwd naar de mogelijkheden om zelf te printen? Wij helpen je graag. Neem vrijblijvend contact met ons op.
