analyse
BLOG

Beste analyse op 1 A4 voor IT-Managers

06 januari 2015
Jasper Ruijgrok

Hoe zorg je ervoor dat de projecten die er écht toe doen, ook daadwerkelijk bovenaan jouw prioriteitenlijst komen te staan? Begin met het in kaart brengen van jouw print-, document-, en ICT-processen!

Situatie in kaart brengen en analyseren: hoe doe je dat?

Wanneer was de laatste keer dat je het print- en document,- en ICT-beleid onder de loep hebt genomen? Wat was het resultaat daarvan? Hoe speelt jouw bedrijf in op de toenemende invloed van ontwikkelingen als mobiel werken en bring your own device (BYOD)? Door de ontwikkelingen in jouw bedrijf in kaart te brengen heb je een goede basis om aan de slag te gaan met de analyse: waar staat je bedrijf nu en wat zou de ideale situatie zijn?Op welke manier draagt de manier van werken en de inzet van tools bij aan de doelstellingen van de organisatie in het geheel en op afdelingsniveau?

Ondernemingen die hun printomgeving managen met managed print services, besparen maar liefst 20% tot 30% op hun printkosten

Onderzoeksbureau IDC

Ondernemingen die hun printomgeving managen met managed print servicesbesparen maar liefst 20% tot 30% op hun printkosten volgens onderzoeksbureau IDC. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de documentprocessen efficiënter op elkaar aan laten sluiten of het ICT-beleid aanscherpen. Actie ondernemen loont dus echt. En daarbij is het belangrijk te beginnen bij het begin.

Om klaar te zijn voor een goede analyse moet je eerst de huidige situatie inventariseren. Hoe doe je dat? Wij hebben hiervoor een simpele zelftest opgesteld.

Doe de zelftest

Wat kan een goede analyse opleveren?

1. Kostenbesparing

Bedrijven worstelen met de kosten die print-, document- en ICT-processen met zich meebrengen. Probeer deze kosten maar eens in kaart te brengen. Het is lastiger dan je denkt. De directe kosten, zoals de prijs per afdruk, maandelijkse leasekosten van printers & mobiele apparaten en afschrijving van deze apparatuur, kun je makkelijk bij elkaar optellen. De echte besparing is alleen niet bij de directe, maar bij de indirecte kosten te halen. Deze kosten zitten verweven in het bedrijfsproces. Door middel van een onderzoek (kan je uitbesteden of zelf doen)  kan je deze kosten in kaart brengen. Zo heeft Credit Agricole dit uitgebreid gedaan en plukken ze daar nu de vruchten van: ze hebben een kostenbesparing van maar liefst 50% weten te realiseren! Laat je inspireren door hun aanpak: bekijk de video of vraag direct een onderzoek aan: schrijf  je hier in voor een onderzoek

2. Duurzaamheid

Hoe duurzaam zijn de document- en ICT-processen in jouw bedrijf? Zelf kun je hier namelijk veel invloed op uitoefenen. Er zijn veel duurzame oplossingen die niet alleen het bedrijf, maar ook de wereld om ons heen ten goede komen. Denk alleen al aan de volgende duurzaamheidsoplossingen met betrekking tot printing:

  • Maak dubbelzijdig printen de standaard
  • Multi-up printen: meerdere pagina's afdrukken op 1 pagina (ideaal voor presentaties)
  • Kies voor duurzaam papier
  • Stel default instellingen in per gebruiker of gebruikersteam
  • Meer tips voor een duurzaam printbeleid?

3. Flexibiliteit

Hoe flexibel zijn jouw werkplekken? Kun je extra plekken per maand toevoegen of opzeggen? En hoe zit het dan vervolgens met alle apparatuur die wel of niet nodig is? Normaal gesproken hebben bedrijven te maken met langdurige contracten, waarbij geen rekening is gehouden met groei of krimp van de organisatie in de jaren die volgen. Lees in het whitepaper van onze eigen IT-Manager, Bas van Meurs, hoe hij een radicaal besluit heeft gemaakt als het gaat om werkplekbeheer en de bijbehorende apparatuur. En wat hem persoonlijk heeft gedreven die verantwoordelijkheid juist uit handen te geven. Waar houdt hij zich dan nu mee bezig? Lees het hier.

Dit is nog maar het begin van het nauwkeurig in beeld brengen van de huidige werksituatie. Zijn de documenten in jouw organisatie voldoende beveiligd, of kunnen ze in verkeerde handen vallen? En hoe gaat de organisatie om met bijvoorbeeld Service level agreement, nieuwe ontwikkelingen als BYOD en het optimaliseren van deze (digitale) documentprocessen?

Whitepaper Van IT-Manager tot Information Manager

Wil jij je ontwikkelen tot Information Manager? Download dan ons gratis whitepaper en start de transitie!

Download het whitepaper
 whitepaper it-manager tot information manager

Wil je meer advies over het slimmer inrichten van print-, document- of ICT-processen, dan houden wij ons aanbevolen. Neem contact met ons op voor persoonlijk advies op maat. Onze mensen zitten er graag bovenop.

Jasper Ruijgrok Xtandit
Jasper Ruijgrok
Account Manager