Ben jij als IT-Manager verantwoordelijk voor het printerpark? Dan krijg je vroeg of laat waarschijnlijk de vraag om hierop te bezuinigen. Op zich geen verkeerd idee van je (financieel) directeur. Uit onderzoek van Gartner blijkt namelijk dat ondernemingen die hun printomgeving actief managen zo’n 20% tot wel 30% kunnen besparen op printkosten. Dit is natuurlijk mooi, maar jij moet er maar weer voor zorgen dat dit in de praktijk ook echt gebeurt.

Waarom je met volle overtuiging het project ‘besparen op printkosten’ zou moeten starten:

Ga je besparen op printkosten? Dan heeft dit voor zowel je directie als jezelf mooie voordelen:

• Besparen betekent: verloren geld oprapen voor de organisatie (reduceer de kosten met zo’n 20% tot 30%) .
• Er bestaan hulpmiddelen en partijen die je helpen besparen op printkosten. Op die manier kost dit jou veel minder tijd. En tijd = geld, dus daar is je directie dan ook weer blij mee.
• Bespaar ook tijd op de lange termijn. Besparen op de printkosten betekent dat je processen onder de loep moet nemen en efficiënter gaat werken. Dat levert jou in de toekomst een grote tijdsbesparing op met betrekking tot het beheer van je printerpark.
• En last but not least: scoor punten bij je directie, die je hard nodig hebt voor de investeringsbereidheid in verdere IT-projecten die je in gedachten hebt. Jij bezuinigt op het printerpark en verbruiksmaterialen door slimmer met de processen om te gaan. Daar tegenover staat een directie die meer bereid is om bestedingsruimte voor jouw andere IT-projecten vrij te maken, zoals dat ERP-systeem dat je altijd al hebt willen vervangen.

Neem als voorbeeld het verhaal van ICT-Manager Geert Jan van Crédit Agricole.

Hij nam met hulp zijn printerpark onder de loep en realiseerde binnen een jaar een grote besparing in tijd en geld:

• Reductie in printkosten van 50%
• Van 80 printers naar slechts 30 ColorQubes die onderhouden moeten worden
• Van vijf á zes typen printers naar drie
• Van vier personen die de printers in de gaten hielden naar één persoon die een vinger aan de pols houdt.
• Van meters schapruimte aan verbruiksmaterialen naar één rekje waar alles voor hun printers op voorraad staan

De 4 stappen voor lagere printkosten

Je staat er niet alleen voor en je hoeft ook niet het wiel opnieuw uit te vinden. Wanneer ik een vraagstuk van mijn directie voor de kiezen krijg, ben ik altijd erg geholpen door handige online informatie en tools. Daarom vind je hieronder een aantal handige tips die je helpen besparen op printkosten.

STAP 1: PRINTKOSTEN BEREKENEN

Start bij het begin; om te weten hoe je kunt besparen op printkosten, moet je weten hoeveel je waaraan uitgeeft. Bovendien kan de directie wel zeggen dat je moet besparen op printkosten, maar misschien ben je al hartstikke goed bezig en moet je de besparing ergens anders in zoeken. Dat kan natuurlijk ook een uitkomst zijn van je berekeningen, alhoewel er bijna altijd wel wat te besparen valt (en over het algemeen, hoe groter het printerpark, hoe groter de besparingsmogelijkheden). Met onderstaande hulpmiddelen kun jij aan de slag gaan met de printkosten berekenen.

Whitepaper Grip op het printerpark
In dit whitepaper lees je hoe je in 4 stappen de printkosten in kaart kunt brengen. Hierin vind je ook handige rekenvoorbeelden terug.

Download hier het whitepaper

Wil je de printkosten berekenen? Start dan bij stap 1 en werk naar stap 4 toe.

1. Breng de afdrukvolumes per printer in kaart
   Zoek uit hoeveel prints er per jaar worden gemaakt per printer en maak een onderscheid tussen zwart-wit en kleurenafdrukken. Zo kom je achter de verhouding tussen zwart-wit en kleurenafdrukken. Wordt er bijvoorbeeld meer dan 15% in kleur geprint? Dan zit hier waarschijnlijk een besparingsmogelijkheid door de standaardinstellingen van printers op zwart-wit te zetten. Daarnaast zie je welke printers veel of juist nauwelijks gebruikt worden.
2. Wat is de prijs per afdruk?
   Als je weet wat het printvolume per printer is, dan kun je afdrukprijs per printer berekenen. Verzamel daarvoor alle facturen voor verbruiksmaterialen zoals toners en maintenance kits voor als je machines afzonderlijk. Maar vergeet niet om bij de printkosten berekenen ook de volgende (indirecte) kosten mee te nemen:
   • Afschrijvingskosten per aangeschafte printer
   • Printkosten die ontstaan door onderhoud, beheer en ondersteuning
   • Contractkosten voor machines die onder contract staan
3. Zet de printers slim neer
   Nu je overzicht hebt, kun je bepalen welke printer je waar neer wilt zetten. Wees niet bang om rigoureuze veranderingen aan te brengen, het levert je immers veel op. Verwerk daarvoor de gegevens van stap 1 en 2 in een tabel, zodat je een goed overzicht krijgt van de huidige situatie. Zie hieronder een voorbeeld van zo’n tabel.

printkosten_in_kaart_brengen.png

Ik raad je aan om het whitepaper te downloaden

Dit om een uitgebreide uitleg over de berekening te krijgen en om te achterhalen hoe je op basis van bovenstaande tabel kunt bepalen hoe je de printers slimmer kunt neerzetten

In dit voorbeeld gaat het bedrijf namelijk van vijf printers naar slechts één centrale printer (zie de oude en nieuwe situatie). Door deze slimme keuze te maken bespaart het voorbeeldbedrijf ruim €5.671 op jaarbasis.

printkosten_-_oude_situatie.png

printkosten_-_nieuwe_situatie.png

1. Onderzoek als laatste stap hoe het voorraadbeheer is georganiseerd in jouw organisatie. Heb je een opslaghok vol toners van afgeschreven printers liggen? Dan gaat er iets niet helemaal goed. Waarom is het belangrijk slim om te gaan met je voorraad?
   • Stop de verspilling van verbruiksmaterialen en bespaar geld. Bij iedere printer horen zo’n 4,4 verschillende verbruiksmaterialen. Bij zo’n 20 printers komt dat dus neer op 88 dozen. Doordat kapotte printers  vaak vervangen worden door een ander model/merk, blijf je zitten met allerlei oude materialen die je kunt weggooien. Dat zijn een hoop euro’s die daarmee ook in de prullenbak verdwijnen.
   • Zorg dat de printer blijft draaien. Staat de printer stil omdat je bijvoorbeeld geen nieuwe toners meer hebt? Dan betekent dat ook dat er geen offertes, facturen of contracten geprint kunnen worden en dat het werk stil blijft liggen. Voor sommige organisaties is het kunnen printen van documenten zelfs onderdeel van het primaire proces, zoals bij het Juridisch Loket. 
   • Bespaar tijd door het beheer over te dragen aan een collega. Of automatiseer het voorraadbeheer met Managed Supplies Services zodat jij en je collega’s jullie tijd ergens anders aan kunnen besteden. Door het uitbesteden van het voorraadbeheer hoeft intern niemand zich meer druk te maken over het op tijd aanvullen van de voorraad; verbruiksmaterialen zoals toners en drums worden automatisch verstuurd zodra een monitoringsprogramma signaleert dat deze bijna vervangen moeten worden.

Zelf aan de slag met alle printkosten in kaart brengen? 

Download de blauwdruk

STAP 2: PRINTKOSTEN PER AFDRUK MONITOREN

Het handmatig berekenen van de printvolumes en printkosten per afdruk kost meestal knap wat tijd. Wil je hierop tijd besparen? Dan raad ik je aan een software te downloaden die dit automatisch voor je inzichtelijk maakt. Welke voordelen biedt dit?

• Jij bespaart veel tijd.
• De printkosten per afdruk worden automatisch inzichtelijk gemaakt.
• Met een tool kun je het printgedrag over een langere periode (bijv. week/maand/kwartaal) monitoren, waardoor je cijfers betrouwbaarder zijn dan de cijfers van slechts een momentopname.
• Tools kunnen soms ook onderscheid maken tussen afdelingen en/of medewerkers. Zo kun je zien of de printkosten per afdruk significant verschillen per afdeling of medewerker en kun je daarop inspelen.

Een zijstapje, wat is Managed Print Services?

Managed Print Services (MPS) neemt jou alle zorgen over je printerpark uit handen. Printprocessen worden geoptimaliseerd en het beheer wordt de taak van je leverancier. MPS is bij ons merkonafhankelijk. Dat wil zeggen dat we alle printers en multifunctionals kunnen monitoren en onderhouden, zodat je geen nieuwe machines hoeft aan te schaffen (je wilt immers de printkosten verlagen!). Leuk blog om hierover te lezen: 4 redenen om voor Managed Print Services te kiezen.

Weer terug naar de les, je printkosten vergelijken met het benchmark rapport

Het rapport geeft je antwoord op onder andere de volgende vragen:

• Betaal je te veel voor een afdruk?
• Print de organisatie te veel in kleur?
• Wordt er te veel enkelzijdig afgedrukt?
• Wordt de capaciteit van iedere machine juist benut?
• Staan er te veel (of te weinig) printers in vergelijking tot het aantal medewerkers?
• Hoeveel kun je potentieel besparen op de printkosten?

Heeft jouw organisatie ook milieudoelstellingen? Dit benchmark rapport geeft je ook nog inzicht in hoe groen jullie bezig zijn. Handig meegenomen, toch?

• Hoeveel bomen komen er jaarlijks uit de printers van jouw organisatie gerold?
• Hoeveel CO2 uitstoot komt er vrij bij de productie van dit papier?
• En hoeveel energie en water wordt hiervoor verbruikt?

STAP 4: PRINTBELEID OPSTELLEN

Nu heb je alle informatie in handen over de huidige printkosten en heb je kansen gespot om besparingen te realiseren (in zowel geld als tijd om het machinepark te onderhouden). Hoe zet je dit op papier en zorg je ervoor dat je collega’s net zo enthousiast erover zijn als jezelf? Stel een printbeleid op!

Een printbeleid.

Hierin staan de spelregels en standaarden die gelden voor (groepen) gebruikers van de printers en/of multifunctionals in je organisatie (simpel gezegd jouw collega’s dus).  Waarom is het belangrijk om deze regels op te stellen en hiervoor draagvlak te creëren?

• Draagvlak zorgt voor een succesvolle uitvoering van al je harde werk. Besparen op de printkosten gaat je immers niet lukken wanneer je collega’s geen zin hebben/niet begrijpen waarom ze ineens aan regels gebonden zijn wat betreft printen en zich hier dus ook niet aan houden.
• Het opstellen van regels en KPI’s zorgt voor meetbaarheid. De nieuwe regels omtrent het gebruik van de printers baseer je op bepaalde doelstellingen (KPI’s). Hierdoor kun je na de implementatie de voortgang meten en zo nodig bijsturen, zodat je directie tevreden is en blijft over je inspanningen.

Hoe maak je een printbeleid?

1. Je begint met het in kaart brengen van de printkosten en het printgedrag. Daarover heb ik je hierboven al een aantal handige tips gegeven (zie Blauwdruk Printerkosten, het whitepaper Grip op het printerpark en het Quick Assessment).
   
    
2. Daarna ga je jouw collega’s betrekken bij het opstellen van het printbeleid. Wat vinden zij belangrijk? Houd je rekening met de wensen van de gebruikers van je printerpark, dan scheelt je dat later namelijk een hoop geklaag en onbegrip. Start daarom met een enquête om inzichtelijk te maken wat de wensen, behoeften en de tevredenheid van de medewerkers ten aanzien van de huidige print- en kopieerapparatuur is. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een online vragenlijst gebruiken. Enkele voorbeeldvragen:
   • Naam, functie, locatie, afdeling
   • Van welke printers maak je gebruik? (merk en model)
   • Welke functionaliteiten mis je momenteel en zouden je werk vereenvoudigen? (scannen naar e-mail, nieten, vouwen, perforeren)
   • Welke soorten papier gebruik je? (etiketten, A3 blanco, A4 blanco, CRM vellen, briefpapier)

   De uitkomsten van deze enquête kun je gebruiken voor een aantal persoonlijke interviews met o.a. managers en grootverbruikers.
   
    

3. Vervolgens kun je de doelstellingen in kaart brengen en vastleggen in het printbeleid in samenwerking met je directie (zo zorg je voor draagvlak van bovenaf!). Maak je doelstellingen SMART:
   • Specifiek
   • Meetbaar
   • Acceptabel
   • Realistisch
   • Tijdsgebonden

   Is het beleid definitief? Verspreid het dan in je organisatie en maak het belangrijk.
   
    

4. Houd na de implementatie van het printbeleid de voortgang bij en draag zorg voor continuïteit. Als IT-Manager heb je de taak erop toe te zien dat mensen zich ook aan de nieuwe regels houden. Anders zal je de doelstellingen immers niet halen. 

Wanneer stel je zelf het printbeleid op en wanneer roep je de hulp van een expert in?

Ik kan me voorstellen dat je een beetje overdonderd bent van al deze informatie en stappen die genomen moeten worden. Dat het nut heeft om een beleid op te stellen, dat staat vast. Wat niet vast staat is wie dit gaat doen.

• In welke situatie kun je het best alleen af om een beleid op te stellen?
  Lees 6 redenen om zelf het printbeleid te maken
• En in welke situaties kun je dit beter aan een expert over laten?
  Lees 6 redenen om zelf het printbeleid te maken – deel 2

Hulp nodig? Vragen? Laat het mij weten.

Ik hoop dat ik je met de tips en tools in dit blog de juiste hulpmiddelen gereikt hebt om de printkosten binnen jouw organisatie te verlagen. Uiteraard mag je ook altijd contact met mij opnemen voor professionele ondersteuning.

Hoe kan Xtandit je helpen?

• Wij kunnen de huidige printkosten, volumes en printgedrag tot in detail in kaart brengen en het nieuwe printbeleid voor je opstellen, op basis van de bedrijfsdoelstellingen.
• We helpen je draagvlak te creëren voor dit nieuwe printbeleid binnen de organisatie (zowel de gebruikers van het printerpark en je directie) d.m.v. vragenlijsten, interviews en presentaties
• We richten je printerpark optimaal in en maken deze klaar voor de toekomst
• We kunnen je volledig ontzorgen door het beheer van je printerpark op ons te nemen. Dat houdt in dat we regelmatig verbeterpunten aandragen, storingen van je printers proactief oplossen en verbruiksmaterialen op het juiste tijdstip naar je toe sturen. Zo kun jij je focussen op je hoofd ICT-processen en – projecten.

Dit houdt in dat jij een hoop tijd bespaart op dit project, we nemen je bijna al het werk uit handen. Bovendien maak je gebruik van onze ruim 25 jaar ervaring binnen deze business. En dat uit zich in gemiddeld 20% tot 30% besparing op de printkosten. Zo ben je verzekerd van een goede afloop en een tevreden directie.

Ik wens je veel succes met het besparen op printkosten!