Ben jij als IT-Manager verantwoordelijk voor het printerpark? Dan krijg je vroeg of laat waarschijnlijk de vraag om hierop te bezuinigen. Op zich geen verkeerd idee van je (financieel) directeur. Uit onderzoek van Gartner blijkt namelijk dat ondernemingen die hun printomgeving actief managen zo’n 20% tot wel 30% kunnen besparen op printkosten. Dit is natuurlijk mooi, maar jij moet er maar weer voor zorgen dat dit in de praktijk ook echt gebeurt.
Ga je besparen op printkosten? Dan heeft dit voor zowel je directie als jezelf mooie voordelen:
Hij nam met hulp zijn printerpark onder de loep en realiseerde binnen een jaar een grote besparing in tijd en geld:
Je staat er niet alleen voor en je hoeft ook niet het wiel opnieuw uit te vinden. Wanneer ik een vraagstuk van mijn directie voor de kiezen krijg, ben ik altijd erg geholpen door handige online informatie en tools. Daarom vind je hieronder een aantal handige tips die je helpen besparen op printkosten.
Start bij het begin; om te weten hoe je kunt besparen op printkosten, moet je weten hoeveel je waaraan uitgeeft. Bovendien kan de directie wel zeggen dat je moet besparen op printkosten, maar misschien ben je al hartstikke goed bezig en moet je de besparing ergens anders in zoeken. Dat kan natuurlijk ook een uitkomst zijn van je berekeningen, alhoewel er bijna altijd wel wat te besparen valt (en over het algemeen, hoe groter het printerpark, hoe groter de besparingsmogelijkheden). Met onderstaande hulpmiddelen kun jij aan de slag gaan met de printkosten berekenen.
Whitepaper Grip op het printerpark
In dit whitepaper lees je hoe je in 4 stappen de printkosten in kaart kunt brengen. Hierin vind je ook handige rekenvoorbeelden terug.
Wil je de printkosten berekenen? Start dan bij stap 1 en werk naar stap 4 toe.
Dit om een uitgebreide uitleg over de berekening te krijgen en om te achterhalen hoe je op basis van bovenstaande tabel kunt bepalen hoe je de printers slimmer kunt neerzetten
In dit voorbeeld gaat het bedrijf namelijk van vijf printers naar slechts één centrale printer (zie de oude en nieuwe situatie). Door deze slimme keuze te maken bespaart het voorbeeldbedrijf ruim €5.671 op jaarbasis.
Zelf aan de slag met alle printkosten in kaart brengen?
Het handmatig berekenen van de printvolumes en printkosten per afdruk kost meestal knap wat tijd. Wil je hierop tijd besparen? Dan raad ik je aan een software te downloaden die dit automatisch voor je inzichtelijk maakt. Welke voordelen biedt dit?
Waarmee je de prestaties van jouw printerpark kunt vergelijken tot 1032 bedrijven die gebruik maken van Managed Print Services.
Vul nu de tool in en zie hoe jij ervoor staatManaged Print Services (MPS) neemt jou alle zorgen over je printerpark uit handen. Printprocessen worden geoptimaliseerd en het beheer wordt de taak van je leverancier. MPS is bij ons merkonafhankelijk. Dat wil zeggen dat we alle printers en multifunctionals kunnen monitoren en onderhouden, zodat je geen nieuwe machines hoeft aan te schaffen (je wilt immers de printkosten verlagen!). Leuk blog om hierover te lezen: 4 redenen om voor Managed Print Services te kiezen.
Heeft jouw organisatie ook milieudoelstellingen? Dit benchmark rapport geeft je ook nog inzicht in hoe groen jullie bezig zijn. Handig meegenomen, toch?
Nu heb je alle informatie in handen over de huidige printkosten en heb je kansen gespot om besparingen te realiseren (in zowel geld als tijd om het machinepark te onderhouden). Hoe zet je dit op papier en zorg je ervoor dat je collega’s net zo enthousiast erover zijn als jezelf? Stel een printbeleid op!
Hierin staan de spelregels en standaarden die gelden voor (groepen) gebruikers van de printers en/of multifunctionals in je organisatie (simpel gezegd jouw collega’s dus). Waarom is het belangrijk om deze regels op te stellen en hiervoor draagvlak te creëren?
De uitkomsten van deze enquête kun je gebruiken voor een aantal persoonlijke interviews met o.a. managers en grootverbruikers.
Is het beleid definitief? Verspreid het dan in je organisatie en maak het belangrijk.
Alles over een printbeleid:
Ik kan me voorstellen dat je een beetje overdonderd bent van al deze informatie en stappen die genomen moeten worden. Dat het nut heeft om een beleid op te stellen, dat staat vast. Wat niet vast staat is wie dit gaat doen.
Ik hoop dat ik je met de tips en tools in dit blog de juiste hulpmiddelen gereikt hebt om de printkosten binnen jouw organisatie te verlagen. Uiteraard mag je ook altijd contact met mij opnemen voor professionele ondersteuning.
Dit houdt in dat jij een hoop tijd bespaart op dit project, we nemen je bijna al het werk uit handen. Bovendien maak je gebruik van onze ruim 25 jaar ervaring binnen deze business. En dat uit zich in gemiddeld 20% tot 30% besparing op de printkosten. Zo ben je verzekerd van een goede afloop en een tevreden directie.
Ik wens je veel succes met het besparen op printkosten!