automatische factuurverwerking zeg hier maar eens nee tegen
BLOG

Automatische factuurverwerking? Zeg hier maar eens nee tegen

26 januari 2016
Marco van Drogenbroek

De keuze voor de juiste software en leverancier is meestal niet eenvoudig voor organisaties die hun factuurstromen willen digitaliseren. Vaak is het de IT-Manager die factuurverwerking oplossingen en leveranciers met elkaar vergelijkt, maar deze moet wel de goedkeuring van zowel de financieel als algemeen directeur hebben. Lees hieronder zeven redenen waarom onze oplossing voor automatische factuurverwerking alle stakeholders goed zal bevallen.

1. Digitale factuurverwerking levert tot 50% kostenbesparing op

Digitale factuurverwerking levert de financiële afdeling een grote tijdsbesparing op: het invoeren, archiveren en raadplegen van facturen kan veel sneller gebeuren. Door geavanceerde herkenningssoftware kunnen relevante gegevens na het scannen van de facturen automatisch herkend en bovendien ook doorgegeven worden aan het financiële systeem. Dat leidt tot wel 50 procent verbetering in de efficiëntie. In de praktijk blijkt het gebruik van automatische factuurverwerking rendabel vanaf 1500 facturen per jaar.

Tip: Bereken razendsnel de potentiële besparing voor jouw organisatie met onze digitale factuurverwerking ROI calculator.

2. Een aantal voordelen van automatische factuurverwerking

  • Meer grip: altijd inzicht is in de status en bij wie de factuur in behandeling is
  • Nooit meer facturen kwijtraken
  • Facturen tot 50 procent efficiënter inboeken
  • Nooit meer ongeautoriseerde toegang tot facturen
  • Veilige, statische opslag van de facturen
  • Integratie met het ERP- en/of financiële systeem

3. Kortere doorlooptijd facturen

In veel organisaties moet een factuur worden beoordeeld door één of meerdere medewerkers. De route die een factuur moet afleggen, hangt dan vaak af van het bedrag en bijvoorbeeld de grootboekrekening of kostenplaats waarop de factuur wordt geboekt. Door dit fiatteringsproces in te regelen in de oplossing, kan het proces veel sneller verlopen en heeft de financiële administratie te allen tijde inzicht in de status en verblijfplaats van de factuur. Naast een kortere doorlooptijd van de facturen, is een ander voordeel dat men dus nooit meer hoeft te zoeken naar een factuur. Bovendien kunnen vragen van leveranciers veel sneller beantwoord worden.

facturen automatisch archiveren

4. Facturen automatisch archiveren conform eisen van de Belastingdienst

Niet onbelangrijk: iedere factuur die aan het eind van het proces automatisch gearchiveerd is in een digitaal archief, voldoet aan de eisen die hieraan gesteld worden door officiële instanties zoals de Belastingdienst.

5. Inzetbaarheid meerdere bedrijfsprocessen

Met onze oplossing kun je niet “alleen maar” facturen verwerken. In de basis is het namelijk een digitaal archief. In onze visie begint het proces bij het archiveren van de facturen en vanuit daar zal er herkenning of een workflowproces plaats vinden. Met één DMS kunnen meerdere toepassingen ondersteund worden. Iedere toepassing heeft zijn eigen inregeling, gebruikers en beveiligingsinstellingen. Toepassingen variëren van eenvoudige digitale dossiers tot het scannen, herkennen, distribueren en boeken van facturen inclusief een complexe workflow voor het accorderen van de facturen.

6. 26 jaar professionele ervaring

Xtandit ontwerpt, ontwikkelt en implementeert al ruim 26 jaar documentoplossingen. Wij realiseren voor organisaties binnen allerlei branches zeer uiteenlopende toepassingen. Denk naast digitale factuurverwerking aan postregistratie, documentarchivering, workflow management, fax- en e-mailtoepassingen, archivering van computeroutput en digitale personeelsdossiers. Bekijk ook eens onze referenties.

7. Onze mensen maken het verschil

We kunnen wel zeggen dat er geen enkele aanbieder is die jou een oplossing voor digitale factuurverwerking kan bieden die net zo goed is als de onze, maar tegenwoordig liggen de echt grote verschillen niet meer in de soft- of hardware. Wie echt het verschil kan maken voor jouw organisatie, zijn onze medewerkers. Zo helpen onze consultants bijvoorbeeld IT-Managers ook met change management. Je kunt immers wel nieuwe software aanschaffen, maar uiteindelijk staat of valt het project met hoe de gebruikers ermee omgaan. 

Demonstratie 

Vraag hier een productdemonstratie aan in ons Experience Centre!

Vraag hier aan
Experience centre automatische factuurverwerking

Wil jij een demonstratie?

Wil je zien hoe onze factuurverwerking oplossing het proces van jouw eigen organisatie kan optimaliseren? Vraag dan een vrijblijvende productdemonstratie aan en maak kennis met mij of een van mijn collega-consultants.

Marco van Drogenbroek Xtandit
Marco van Drogenbroek
Account Manager Document Process Solutions