CRM archivering
BLOG

8 goede redenen waarom een CRM niet de beste oplossing is voor archivering

Soms vragen klanten of ze hun CRM kunnen gebruiken voor duurzame archivering. Vaak gaat het om organisaties voor wie het klantsysteem de back bone van hun bedrijfsvoering is. Offertes, projectmappen, klantendossiers, alles kunnen ze in het CRM vinden. Het lijkt dan handig en kostenbesparend om het CRM ook tot duurzaam archief te promoveren. Maar is dat voor uw bedrijf echt de beste oplossing? We geven u acht goede redenen om er nog eens goed over na te denken.

CRM en DMS hebben andere structuur

Een CRM of een ERP zijn gemaakt als database, gemaakt voor de opslag van data. Ze bieden een hiërarchische structuur waarbij het klant- of relatienummer leidend is. Documenten worden aan dat nummer gekoppeld. Bij een DMS (Document Management Systeem) bestaat deze hiërarchische structuur niet en zijn metadata leidend.

Documenten zoeken niet ideaal

Een CRM is gemaakt om data te vinden en geen documenten. Elk document dat je toevoegt, is gelinkt aan een record. Dat maakt het zoeken van documenten in een CRM veel lastiger dan in een DMS.

Geen automatische link met e-mail

E-mails bevatten veel archiefwaardige klantinformatie die belangrijk is om te bewaren. Bij een DMS wordt een e-mail automatisch gearchiveerd. Een CRM biedt daarvoor geen mogelijkheden. Natuurlijk kun je e-mails handmatig toevoegen, maar wie gaat dat doen?

Lees ook: E-mail archiveren is geen luxe, maar noodzaak!

CRM kan geen documenten bevriezen

In een archief moet een document zo worden opgeborgen dat deze niet meer gewijzigd kan worden. Een CRM is standaard niet in staat om documenten in een archiefformaat op te slaan en toekomstbestendig te ‘bevriezen’. Wetgeving en officiële instanties zoals de belastingdienst, verplichten bij bepaalde zaken tot het aanleveren van bevroren documenten.

CRM archivering

Systeem wordt traag

Een CRM is niet gemaakt voor de opslag van documenten, maar de opslag van data. Geen wonder dat Afas of Exact traag wordt als er veel documenten in hangen.

CRM voldoet niet aan archiefeisen

De archieven van de meeste bedrijven moeten voldoen aan de Archiefwet en aan geldige normen. Die gaan over vindbaarheid, beveiliging en de verplichting om documenten te bevriezen. Een doorsnee CRM kan dit niet.

CRM gaat maar zes of zeven jaar mee.

In de praktijk blijkt dat een CRM nooit lang meegaat. Er komt een ingrijpende update of het bedrijf besluit van systeem te veranderen. Denk van te voren na hoe je dat gaat doen met de export van je documenten. Dat kan nog wel eens lastig worden.

Cloud wordt de norm

Het applicatielandschap verandert in rap tempo. Cloud-oplossingen worden de norm, ook voor CRM-systemen. Dat brengt weer nieuwe issues met zich mee, zoals veiligheid en de waarborging van data. Een hele gebruikelijke oplossing is dan een hybride oplossing, waarbij het CRM in de cloud wordt gekoppeld aan DMS in een omgeving in eigen beheer. Benieuwd naar de populariteit van de cloud in Nederland? Lees dan het blog Werken in de cloud: ontwikkelingen en voordelen.

Je CRM als duurzaam archief is dus in de meeste gevallen af te raden. Alleen bij kleinere organisaties die niet aan archiefwetgeving hoeven te voldoen, zou een CRM voor archivering geschikt kunnen zijn. Maar waarom zou je het doen als het makkelijker en efficiënter kan?

Whitepaper

8 essentiele voordelen

Meer weten over efficient werken met een digitaal archief? Download dan het gratis whitepaper 8 essentiele voordelen van werken met een digitaal archief.

Download het whitepaper
whitepaper voordelen digitaal archief

Je CRM als duurzaam archief is dus in de meeste gevallen af te raden. Alleen bij kleinere organisaties die niet aan archiefwetgeving hoeven te voldoen, zou een CRM voor archivering geschikt kunnen zijn. Maar waarom zou je het doen als het makkelijker en efficiënter kan?