zelf printbeleid maken of niet
BLOG

6 redenen om zelf ’t printbeleid te maken (of niet!)

06 juni 2015
Edwin Jongsma

Het opstellen van een nieuw printbeleid voor je organisatie resulteert in drie cruciale vragen die beantwoord moeten worden om tot een gedegen analyse en een goed voorstel te komen:

(1) Hoe bereken ik een sluitende “total cost of ownership” van het printerpark?

(2) Hoe analyseer ik het gedrag van de gebruikers en creëer ik draagvlak?

(3) Welk effect hebben toekomstige digitaliseringsvraagstukken op mijn beslissing van dit jaar?

Geen vragen die je één-twee-drie beantwoordt, maar ook niet onmogelijk misschien. Hoe maak je als IT-Manager de keuze om zelf het printbeleid op te stellen of hiervoor een partner in de armen te nemen?

Wanneer ga je zelf aan de slag met het printbeleid?

Direct van start

Je wilt direct starten met het berekenen en optimaliseren van de total cost of ownership. Je bent dan niet afhankelijk van de planning van de te kiezen analyse-specialist. Bovendien heb je slechts een paar printers staan en één enkele of slechts een paar multifunctionals, dus heb je de kosten zo in kaart gebracht. De Blauwdruk printerkosten helpt je om deze kosten inzichtelijk te maken via een excelbestand. Vul je eigen gegevens in en veel berekeningen worden automatisch voor je gemaakt (zoals de kosten per afdruk per printer, ook wel TCO genoemd).

Geen extra kosten

Een externe specialist zal kosten in rekening brengen voor het doen van onderzoek en het opstellen van het printbeleid. Zelf analyseren is “gratis”, verplicht je tot niets en kan tussendoor in de vrije uurtjes.

Eigen informatie beschikbaar

Er is veel informatie beschikbaar over de kosten en het gebruik van je printomgeving. Deze informatie is in de loop der tijd verzameld of kun je zelf met tools zoals PrintSaver berekenen. Ook is er al met gebruikers gesproken over hun printgedrag en wensen voor de verbeterde printomgeving. Je hebt niet het idee dat mensen zich er nu druk om maken of iets anders wensen en vindt het zelf ook niet van belang om dit grondig uit te zoeken.

Download printsaver

verzamel automatisch statistieken & optimaliseer je printomgeving

PrintSaver is professionele print management software om het gebruik van de printomgeving binnen jouw organisatie in kaart te brengen. Installeer de software en verzamel automatisch statistieken over al je printfaciliteiten, ongeacht het merk. Op basis van je persoonlijke rapport, kun je stappen ondernemen om kosten te besparen en processen slimmer in te richten.

Download nu gratis
rapport preton printsaver

Voldoende ervaring

Het is niet het eerste vervangings- en optimaliseringstraject en er is dus veel ervaring binnen het IT-team. Er is genoeg expertise in de selectie van de juiste printerleverancier en het opstellen van een RFP (Request For Proposal). Je vraagt je huidige leverancier gewoon om een kosten/baten overzicht en gaat af op hun “vervangingsadvies”. Uiteraard worden er meerdere offertes aangevraagd.

Tip: de Managed Print Services checklist helpt je met 22 kritische vragen de juiste aanbieder te selecteren.

checklist managed print services
De eerste checklist die het MPS aanbod vergelijkt

Een veranderingstraject is niet nodig

Binnen de organisatie stuit je niet of nauwelijks op weerstand dus is het niet nodig “extra hulp” in te schakelen voor het opstellen van het nieuwe printbeleid. Je ziet geen problemen om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen (of vindt dit ook niet nodig). Wellicht is er intern wel een change management expert in dienst?

Documentprocessen zijn reeds optimaal ingericht

Met het nieuwe printbeleid wil je ook inzetten op het verminderen van het aantal afdrukken (en daarmee de kosten). Meerdere papieren processen zijn al gedigitaliseerd en op de IT-afdeling is voldoende kennis over innovaties op het gebied van het optimaliseren van documentstromen en dataverwerking. Deze projecten zijn dus óf al afgerond óf juist nog lang niet aan de orde. De wensen en eisen van de gebruikers in de organisatie zijn dan meestal ook al bekend.

Toch wel wat hulp nodig? Download het e-book 

Nog niet helemaal zeker hoe je een printbeleid opstelt dat je gaat helpen om de bedrijfsdoelstellingen te halen? Lees dan in dit e-book hoe je jouw organistie meekrijgt! 

Download het whitepaper
printbeleid opstellen
Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur