mps leverancier
BLOG

5 tips waarmee je de juiste MPS leverancier selecteert

06 juli 2015
Edwin Jongsma

De beslissing is genomen, je gaat het printerpark actief laten managen met Managed Print Services (MPS). De volgende stap is de selectie van de juiste aanbieder. Moet je zelf de keuze maken of een advies uitbrengen? Lees dan in dit blog 5 tips die je helpen bij het kiezen van de MPS leverancier die het beste past bij jouw organisatie.

1. Flexibiliteit

De tijd dat je een nieuwe server uit de doos haalt, in 5 jaar afschrijft en een nieuwe aanschaf doet, is voorbij. Voor diensten als Managed Print Services geldt dat net zo goed. Wat je vandaag wenst is wellicht niet wat je organisatie volgend jaar nodig heeft. Vraag daarom de accountmanager van de leverancier het hemd van het lijf. Zo weet je zeker dat je de MPS leverancier kiest die zo flexibel is als jij wilt.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende vragen:

  • Zijn korte looptijden mogelijk?
  • Wat gebeurt er als ik niet op tijd opzeg aan het einde van de looptijd?
  • Kan het contract flexibel verlengd worden aan het einde van de looptijd?
  • Welke afspraken zijn mogelijk voor het vastleggen van afdrukvolumes?
  • Welke invloed heeft groei in de organisatie op de MPS diensten?
  • Hoe gaat de MPS leverancier om met krimp, en welke kosten gaan daarmee gepaard?

2. Merkonafhankelijk & internationaal beheer

Grote kans dat er in jouw organisatie gewerkt wordt met printers van verschillende merken. Er zijn leveranciers die je willen laten overstappen op één merk. Hun argument is dat het makkelijker, overzichtelijker en daarmee ook goedkoper is. Is dit wel het juiste advies? De kunst van een goede MPS leverancier is dat er merkonafhankelijk beheer kan worden geboden. Zo profiteer je maximaal van reeds gedane investeringen. Natuurlijk kan uit het MPS onderzoek blijken dat bepaalde printers beter uitgefaseerd kunnen worden, of dat er een ander type is die op de lange termijn een besparing oplevert, maar houd altijd in de gaten of de leverancier gaat voor de beste oplossing voor jou of de voordeligste voor hemzelf.

MPS international

Mocht je vestigingen hebben buiten Nederland en verantwoordelijk zijn voor de printinfrastructuur van deze landen, dan wil je wellicht een internationale mantelovereenkomst afsluiten. Check goed welke ervaring de MPS leverancier heeft aan de hand van Nederlandse referenties. Aan internationale leveringen en Service Level Agreements gecoördineerd vanuit Nederland kleven veel haken en ogen. Laat niets aan het toeval over om teleurstellingen achteraf te voorkomen.

  • In welke talen kunnen je collega’s in andere landen te woord worden gestaan?
  • Hoe houd je overzicht vanuit een rapportage?
  • Hoe werkt het met de verschillen in btw-tarieven?
  • Is er een standaard mantelovereenkomst?

3. Optimalisering documentprocessen

Een goede MPS leverancier kijkt verder dan geprinte documenten en neemt ook de mogelijkheden omtrent de digitalisering van documentprocessen mee in zijn advies. Dit is bekend onder de naam Managed Document Services. Niet iedere MPS leverancier heeft echter de kennis in huis om dit professioneel aan te pakken.

Ga na of de leverancier die jij wilt kiezen verstand heeft van de volgende zaken:

  • Welke oplossingen op het gebied van digitalisering van documentprocessen biedt de leverancier aan?
  • Kan de leverancier aantonen dat hij een professionele analyse kan maken van de huidige situatie?
  • Heeft de leverancier een toekomstbestendige oplossing, waarbij ook in de toekomst de juiste koppelingen kunnen worden gelegd met bedrijfsapplicaties?
  • Welke expertise heeft de leverancier op het gebied van verandermanagent?

Lees meer over Managed Document Services

4. Service level agreement

Vraag altijd in de oriëntatiefase al naar het Service Level Agreement. Hiermee voorkom je verrassingen achteraf. Bekijk bijvoorbeeld hoe de MPS leverancier de volgende zaken belooft aan te pakken en kijk hoe dit aansluit bij jouw organisatie:

  • Wat zijn de afspraken met betrekking tot de responstijd bij storingen/vragen?
  • Kun je met alle vragen bij een 'single point of contact' terecht?
  • Hoeveel procent van de storingen wordt binnen het eerste bezoek van de engineer opgelost?
  • Wat is het beschikbaarheidspercentage van de totale MPS fleet van de leverancier?

5. Budgetbewaking en optimalisatie

De overeenkomst met een MPS leverancier geldt vaak voor langere tijd. Zoek goed uit of de overeenkomst toekomstbestendig is. Om hierachter te komen, kun je bijvoorbeeld de volgende vragen stellen:

  • Zijn er printers die gedurende de overeenkomst kunnen worden uitgefaseerd?
  • Kunnen papieren processen alsnog gedigitaliseerd worden?
  • Wat zegt de overeenkomst over aanpassingen met betrekking tot het Nieuwe Werken?
  • Hoe flexibel is de overeenkomst wanneer vestigingen sluiten, in geval van fusies, of bij sterke groei van de organisatie?

Download de MPS checklist en vind de juiste aanbieder

Ben je op zoek naar een MPS leverancier? Dan hebben wij een handige Managed Print Services Checklist voor je samengesteld met daarin 22 kritische vragen die je aan leveranciers kunt stellen, zodat je zeker weet dat je de juiste keuze maakt.

Download de Managed Print Services checklist en vind de juiste aanbieder

Downloaden
checklist managed print services
Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur