veilig omgaan met documenten xtandit
BLOG

5 tips om je collega’s veilig om te laten gaan met gevoelige documenten

26 juli 2018
Esther Kolpa

In grote lijnen heb je als IT-manager waarschijnlijk alles goed geregeld ter voorkoming beveiligingslekken. Echter heb je zelf niet alles in de hand. De meest simpele fouten zijn snel gemaakt, door je collega’s. In de praktijk raak je namelijk razendsnel gevoelige documenten kwijt – gewoon via je printer. Hoe zorg je dat zij, nadat jij alles goed beveiligd hebt, veilig met (on)veilige documenten omgaan?

1. Vergeet nooit een printje in de printlade

Die grote stapel documenten op je printer is niet alleen papierverspilling, maar ook een veiligheidsrisico. Wie weet zit er wel een loonoverzicht van een collega in, gegevens van klanten of de financiële strategie van je bedrijf. Als je dat soort zaken liever niet rond laat slingeren, zorg er dan voor dat je printer zo slim is dat die een ID-controle uitvoert voordat iemand een document kan printen.

Op zoek naar een slimme printer? Bekijk dan eens de Xerox VersaLink C400-kleurenprinter.

2. Verstuur geen gevoelige bestanden zonder wachtwoord

Je collega Alexander heeft even een scan van een document nodig. Je hebt haast, dus je scant het ding en stuurt het snel even op. Naar Alex in plaats van Alexander. Oeps. Hoog tijd voor een printer die bestanden met een wachtwoord beveiligt.

3. Sla geen gevoelige informatie in onbeveiligde mappen op

Als je een document wilt scannen om in de cloud op te slaan, moet je het gescande bestand meestal eerst op een tijdelijke locatie stallen. Dat is doorgaans het bureaublad of een andere lokale map. Maar ja, als de scan vervolgens op Dropbox, Google Drive of een andere clouddienst staat, ben je dat tijdelijke bestand allang vergeten. Maar het staat er nog wel – en iedereen kan het zien. 

Dat kan beter, bijvoorbeeld met een printer die automatisch de bestanden van gebruikers in de cloud opslaat. Zo blijven er geen gevoelige bestanden rondslingeren.

4. Laat printjes niet door een collega printen

Soms willen collega’s die niet op kantoor zijn iets printen zodat het voor hun klaarligt zodra zij binnenkomen. Zij vragen dan meestal aan iemand op kantoor of die even een bestandje kan printen. Maar als gevoelige informatie vervolgens op een onbeveiligde plek wordt opgeslagen, kom je gemakkelijk in de problemen.

Met een printer die mobiel printen ondersteunt, hoeven collega’s die niet op kantoor zijn geen printverzoekjes meer te doen. En dat is makkelijker én veiliger.

Wil je scannen én kopiëren? Dat komt helemaal goed met de multifunctionele Xerox VersaLink C405-kleurenprinter.

5. Laat geen informatie op de harde schijf van je printer staan

Je ziet je printer waarschijnlijk niet als computer. Slimme printers zijn dat echter wel. Die hebben dus ook een harde schijf en zijn onmisbaar voor de informatiestroom binnen het bedrijf. Je moet er daarbij wel voor zorgen dat de printer automatisch bestanden op zijn eigen harde schijf wist. En nog belangrijker; die harde schijf moet grondig versleuteld zijn. Geen enkel bedrijf wil gevoelige informatie kwijtraken. Zeker niet vanwege een domme fout die je makkelijk had kunnen voorkomen.

Vermijd stommiteiten en kies voor een slimme printer, compleet met allerlei functies voor een veilige informatiestroom.

Esther Kolpa Xtandit
Esther Kolpa
Inbound Marketeer