BLOG

In 5 stappen aan de slag met workflows

08 februari 2019
Remko Hoekstra

Wil je aan de slag gaan met workflowautomatisering, maar weet je niet waar je moet beginnen? In dit blog vind je een handig stappenplan waarmee je een vliegende start maakt.

Begin met workflows automatiseren

Stap 1: Maak een overzicht van de bedrijfsprocessen

Maak een overzicht van de processen in jouw organisatie. Ben je bang dat je eindigt met een document dat groter is dan alle delen van Harry Potter bij elkaar? Kies dan enkelvoudige processen waarvan je bij voorbaat al weet dat er regelmatig iets mis gaat ‘onderweg’, of die erg veel handmatig werk met zich meebrengen. Beschrijf de processen kort, houd het bij enkele A4-tjes in totaal.

Stap 2: Kies een tijdverslindend ‘proefproces’

Kies een proces uit waarvan je verwacht dat daar de meeste winst te behalen valt. Baseer je keuze op de hoeveelheid tijdverslinders die voorkomen in het proces. Typische tijdverslinders zijn processen waarin meerdere mensen akkoord moeten geven, processen waarin informatie versnipperd staat over verschillende systemen en misschien zelfs wel handmatig overgetypt moet worden. Ook de combinatie van papieren én digitale documenten staat meestal garant voor een flinke hoeveelheid extra werk.

Stap 3: Werk het proces uit

Heb je een proces gekozen waar lekker veel winst te behalen is? Noteer eerst alle standaardtaken van het proces in de goede volgorde. Geef ook per taak aan op wiens bordje deze taak ligt. Dit kan een medewerker zijn, meerdere medewerkers of een hele afdeling. Het is het handigste om de taken en verantwoordelijken schematisch weer te geven. In veel processen zijn er ook uitzonderingen, werk de uitzonderingen ook uit. Geef ze eventueel een andere kleur zodat het duidelijk is dat het om een uitzondering gaat. Uitzonderingen bij het onboardingproces zijn bijvoorbeeld afwijkende werktijden, een andere telefoon of laptop of een leaseauto.

Stap 4: Bedenk welke taken je automatisch wilt laten afhandelen

Bekijk het proces en pik de taken eruit die nu handmatig gedaan worden. Bedenk dan welke van die taken geautomatiseerd kunnen worden met software. Geef per taak aan wat de impact is: kost deze taak erg veel tijd (en daarmee veel geld)? Is de taak erg gevoelig voor fouten? Is het belangrijk dat deze taak sneller wordt uitgevoerd? Helpt het automatiseren van deze taak om aan compliance te voldoen? De taken met de meeste impact zijn de taken die je in ieder geval wilt automatiseren.

Stap 5: Oplossing kiezen & workflow automatiseren

Nu je weet welke taken je wilt automatiseren, is het tijd om op zoek te gaan naar een softwareoplossing die in staat is om in ieder geval die taken te automatiseren. Werk nog een paar processen uit het stappenplan uit, zodat je zeker weet dat je de meest representatieve taken in beeld hebt. 

Meer weten over workflowautomatisering?

Lees alles over de kansen en uitdagingen van workflowautomatisering en de stappen die jij nu kunt zetten. Download het e-book

Begin met workflows automatiseren
Remko Hoekstra Xtandit
Remko Hoekstra
Account Manager Document Process Solutions