managed print services, mps contract
BLOG

5 potentiële valkuilen van een MPS contract

18 mei 2015
Ruben van den Hoven

Een Managed Print Services contract sluit u meestal voor enkele jaren af. De voorwaarden per aanbieder kunnen flink verschillen. Des te meer reden om daar dus goed over na te denken  Uw organisatie verandert, en daarmee is het erg aannemelijk dat ook het beheer van uw printerpark mee verandert. In dit blog behandel ik 5 veel voorkomende valkuilen van MPS contracten die we tegen komen in de markt. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat u een MPS contract afsluit dat écht kosten en tijd bespaart, ook op de lange termijn.

Valkuil #1: Een accountmanager die u jaren niet ziet

In onze branche komt het helaas vaak voor dat er na de implementatie geen contact wordt opgenomen door de accountmanager totdat het bijna tijd is om het contract te vernieuwen. Dit is van oudsher zo gegroeid en ook wij hebben nog steeds met dit imago te “dealen”. Veel leveranciers kijken niet of alles nog wel juist is ingericht voor uw printerpark. Laat staan dat ze u de vraag stellen of u nog tevreden bent? Misschien denkt u dat dit ook niet perse nodig is, maar toch wil ik u wat voorbeelden schetsen wat de voordelen kunnen zijn als uw accountmanager u wel af en toe bezoekt tijdens de duur van uw MPS contract:

  • Problemen omtrent volumes en service dienstverlening kunnen getackeld worden. Denk bijvoorbeeld aan een contractaanpassing m.b.t. een verandering in het kleurvolume, zodat u afneemt wat u echt nodig heeft.
  • Er kan besproken worden of de printers en multifunctionals wel aan de contracteisen voldoen. Is de kwaliteit goed genoeg? Is de afdruksnelheid snel genoeg? Scannen de machines naar de juiste locatie?

Valkuil # 2: Te hoog printvolume dat u niet kunt bijstellen

Een verandering in de situatie van uw organisatie zorgt voor een verandering in het printvolume. Zo kan het zijn dat u 1000 zwarte printjes en 500 kleurprintjes in uw onderhoudscontract heeft opgenomen. Als een jaar later (om wat voor reden dan ook) 3 mensen uw bedrijf verlaten, is het volume voor kleur en zwart ineens gehalveerd. Dat zit u vast aan een MPS contract en betaalt u te veel voor wat u nodig heeft. Het is eigenlijk net als vele belbundels waarbij u niet gebruikte belminuten vaak ook kwijt bent. Overweeg bij een nieuw MPS contact eens om voor een nul-volume te kiezen of een partner in te zetten die flexibel omgaat met dit soort situaties.

Valkuil #3: Betalen voor een minimale kleurdekking

Print u zelf mails, briefpapier of andere prints met een lage kleurdekking? Bij de conventionele manier van printen met lasertechnologie, betaalt u dan toch de volle pond. Traditionele printers rekenen bijvoorbeeld een zwart-wit pagina met één logo in kleur als hele kleurpagina tegen een tarief dat minimaal vijf keer hoger ligt. Met de nieuwste Xerox Solid Ink technologie kan er echter gekeken worden naar een kleurendekking, waardoor u veel lagere printkosten zult betalen. Bovendien is deze oplossing ook veel milieuvriendelijker.

Rekenvoorbeeld

Met lasertechonologie: monotik = €0,01 en minimale kleurentik = €0,10
Met Solid Ink technologie: monotik = €0,01 en minimale kleurentik = €0,01!

mps contract kleurdekking

Rekenvoorbeeld

In dit voorbeeld betaalt u met de Solid Ink technologie voor een halve kleurentik €0,05 en een volle kleurentik €0,10.

mps contract kleurdekking

Valkuil #4: Betaalt u dubbel zoveel voor een A3 printje?

Als u veel op A3-formaat print, zoals boekjes en grote excel bladen, dan worden er vaak dubbele kosten gerekend. Wanneer er in het MPS contract is vastgelegd dat voor zowel A4 en A3 prints dezelfde kosten worden berekend, kunt u een eerlijker vergelijk maken. Bovendien werkt dit ook veel gemakkelijker bij het doorbelasten van kosten.

Valkuil #5: Een te lange opzegtermijn

Hoe vaak komt het niet voor dat bedrijven langer aan een contract vastzitten, omdat ze vergeten om op tijd op te zeggen? Dat is bij een MPS contract ook vaak het geval. Veel leveranciers hanteren een opzegtermijn van langer dan 1 jaar. Heeft u een kortere opzegtermijn? Dan kunt u nog op tijd bepalen of uw huidige leverancier ook voor de volgende periode weer de geschikte partner is. Als de opzegtermijn van een MPS contract langer dan 6 maanden is, is mijn ervaring dat de klant er vaak weer een jaar langer aan vast zit waardoor de klant geen eerlijke keuze heeft. Bovendien betaalt deze dan nog steeds een maandbedrag voor de printers die eigenlijk al afbetaald zijn.

Checklist

Vergelijk in deze checklist waar de verschillen zitten in het MPS aanbod in de markt. Met 22 kritische vragen selecteert u de aanbieder die het beste bij uw bedrijfsdoelstellingen past.

Download de checklist
checklist managed print services

Benieuwd hoe Xtandit dit aanpakt?

Bij Xtandit proberen we altijd zo veel mogelijk met u mee te denken. Een MPS contract moet daarom voor beide partijen eerlijk zijn. Bovenstaande valkuilen zullen wij dan ook met u vermijden. Wilt u meer weten over de MPS services van Xtandit? Neem dat contact met ons op of bekijk onze pagina over Managed Print Services.

Ruben van den Hoven Xtandit
Ruben van den Hoven
Account Manager