cloud
BLOG

5 overwegingen bij het kiezen van een cloud printoplossing

20 juni 2019
Roberto van den Heuvel

Businessmodellen veranderen. Dat betekent dat organisaties steeds meer afstappen van de traditionele IT infrastructuur en overstappen op een cloudstrategie. Door via de cloud te werken kunnen bedrijven makkelijker op- en afschalen wanneer ze meer of minder gebruik willen maken van IT-diensten.

De adoptie van cloudoplossingen is in een stroomversnelling gekomen door bestaande IT-diensten zoals Office 365, Salesforce en Amazon AWS. Eén van de laatste IT-onderdelen die nog steeds op lokale servers draaien, is de printinfrastructuur.

Steeds meer bedrijven bieden cloudoplossingen voor de printinfrastructuur. In de praktijk zijn er grote verschillen tussen de oplossingen die aangeboden worden in de markt. De kwaliteit verschilt nogal en in sommige gevallen kun je je zelfs afvragen of het überhaupt wel een clouddienst is.

Ben je van plan om ook de printinfrastructuur onder te brengen in de cloud? Wij hebben een lijst met 5 vragen opgesteld die je ter overweging zou moeten nemen voordat je een keuze maakt tussen de verschillende oplossingen en leveranciers.

1. Is de oplossing een echte clouddienst, of wordt het alleen gehost via de cloud?

Cloud printoplossingen zijn er in veel verschillende vormen. Ze kunnen bijvoorbeeld eigenlijk een traditionele on premise printoplossing zijn, maar dan hosted als Infrastructure as a Service (IaaS).

In dat geval blijven het beheer en het onderhoud van het OS, de middleware en de applicatie de verantwoordelijkheid van jouw organisatie. Dit kan betekenen dat je iedere locatie apart moet onderhouden.

Een andere mogelijkheid is dat de cloud printoplossing een SaaS (Software as a Service) oplossing is. Met zo’n oplossing ben je meteen af van verantwoordelijkheden op het gebied van onderhoud en kun je alle locaties en vestigingen vanuit één locatie bedienen.

2. Neemt de oplossing security zorgen weg?

Als je een clouddienst overweegt zijn er altijd uitdagingen op het gebied van security. Het is belangrijk om je ervan te verzekeren dat de oplossing compliant is met lokale en internationale wetgeving en dat de oplossing het je vooral niet moeilijker maakt om aan die wetgeving te voldoen.

Een goede printinfrastructuur oplossing geeft je de mogelijkheid om altijd inzicht te hebben waar data zich bevindt, hoe lang het is opgeslagen en wie toegang heeft tot de data. Het geeft je totale controle over de data.

Sommige oplossingen zullen alle printopdrachten via de cloud leiden, terwijl het om beveiligings- en bandbreedte redenen meestal slimmer is om printopdrachten achter je firewall te houden.

3. Biedt de dienst verschillende deployment opties zonder af te doen aan de functionaliteit?

Sommige organisaties geven de voorkeur aan een gehoste public clouddienst, terwijl anderen een on-premise private cloud kiezen vanwege specifieke eisen op het gebied van security. Een goede oplossing voor cloudprint is geschikt voor beide use cases zonder in te boeten op de functionaliteit.

IT-afdelingen zijn zich ervan bewust dat beveiligingsbeleid en -wetgeving in de loop van de tijd veranderen, dus is het handig om een oplossing te kiezen die zowel via de private als via de public cloud werkt. Zo weet je zeker dat de oplossing ook in de toekomst nog voldoet aan de behoeften van de organisatie.

4. Is de dienst onafhankelijk en schaalbaar, en werkt het met alle belangrijke printermerken?

Een printinfrastructuur oplossing zou de IT-omgeving niet moeten beperken in de keuze tussen verschillende merken printers. Je moet altijd de vrijheid hebben om de juiste oplossing te kiezen die past bij jouw behoeften van vandaag, terwijl je ook flexibel bent om de printervloot te upgraden met ieder gewenst merk.

Een goede oplossing biedt ondersteuning voor embedded clients en bied een veilige printomgeving voor alle grote multifunctional-merken.

5. Kan de oplossing zo worden geleverd dat deze precies aansluit bij het beschikbare budget en met een aantrekkelijke ROI?

Bij sommige oplossingen zijn er veel bijkomende kosten, bijvoorbeeld voor aanvullende hardware en software, waar je van tevoren niet op gewezen bent. Dit kan zorgen voor minder transparantie.

Veel organisaties kunnen de totale kosten van het gebruik van hun afdrukinfrastructuur dan ook niet volgen en bijhouden. Het alternatief is een complete oplossing met een transparante maandelijkse of jaarlijkse abonnementsprijs die past bij uw operationele budget (OPEX).

Daarnaast vinden wij dat een goede oplossing steeds kan worden geschaald volgens de veranderende behoeften van de organisatie.

Bij de overgang van een traditionele on premise printomgeving naar een cloudoplossing, kun je binnen een jaar aanzienlijke besparingen en een ROI (Return on Investment) verwachten.

EveryonePrint Hybrid Cloud Platform

EveryonePrint Hybrid Cloud Platform (HCP) is een cloud-based printoplossing met een sterke businesscase. Het is ontwikkeld als een onafhankelijk Software as a Service (SaaS) printinfrastructuur platform. Het biedt organisaties de mogelijkheid om gebruik te maken van Print as a Service zonder investeringen vooraf. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

Wil je meer weten over de mogelijkheden en voordelen van het Hybrid Cloud Platform?

Lees hier meer

Roberto van den Heuvel Xtandit
Roberto van den Heuvel
Manager Consultancy & Solutions