winnen Xtandit
BLOG

4 redenen om voor Managed Print Services te kiezen

25 juni 2015
Arnoud Krijgsman

Waarom zou je voor Managed Print Services kiezen? Een printerpark beheren is lang niet meer zo overzichtelijk als vroeger. Een wildgroei aan typen verbruiksmaterialen en printers maakt jouw printerpark waarschijnlijk tot een ware kantoorjungle. Zie dan nog maar eens door de bomen het bos te zien. Als je daar al de tijd voor hebt, want in de gemiddelde organisatie vormen printergerelateerde helpdesk calls 40 tot 60 procent van het totale aantal telefoontjes naar de IT-afdeling, berekende onderzoeksbureau Gartner.

Jij kunt de grip op het printerpark terugkrijgen, door het beheer uit te besteden aan een externe partij. Met Managed Print Services houd jij de regie over de IT-afdeling en regelen wij alle printgerelateerde zaken voor je. Nog niet overtuigd? Wij hebben de 4 belangrijkste redenen om voor Managed Print Services te kiezen voor je op een rij gezet.

1. Ontzorging

Een goede Managed Print Services (MPS) leverancier zorgt ervoor dat jij je als IT-manager geen zorgen meer hoeft te maken over printers, toners en andere documentprocessen. Je houdt de regie, maar je besteedt de dagelijkse zorgen uit. Zo ontstaat er ruimte om je bezig te houden met alle andere belangrijke zaken die je te doen hebt.

Wat kun je bijvoorbeeld verwachten van een MPS leverancier?

  • Automatisch en op tijd afsturen van supplies
  • Storingen oplossen via de helpdesk of proactief (dus snel) een monteur sturen
  • Altijd de juiste informatie, zodat jij altijd weet hoe het printerpark ervoor staat

Checklist

Alle Managed Print Services leveranciers zeggen dat ze hetzelfde nastreven: je printerpark PROactief beheren en met je meedenken in kosten- en tijdbesparing. Hoe kom je erachter welke leverancier het beste past bij de specifieke doelstellingen van jouw organisatie?

Kwestie van vragen stellen! Want één ding is zeker; er is wel degelijk groot verschil in aanbod én aanpak.

Checklist
checklist managed print services

2. Inzicht en besparing

Besparen is nodig, maar waarop moet je besparen? Wat kosten bijvoorbeeld de 'kleine' printers die niet onder contract staan? En welke kosten maakt de helpdesk voor het beantwoorden van interne klantvragen omtrent de printomgeving? Cruciale informatie, die je nodig hebt om de juiste keuzes te maken op printgebied. Je kunt pas beginnen met optimaliseren (en daarmee besparen) als je de huidige situatie goed in kaart hebt gebracht. Managed Print Services begint met een onderzoek. Na dit uitgebreide onderzoek heb je goed inzicht in de kosten en weet je waar de kansen voor jouw organisatie liggen. Dit wordt samengevat in een professioneel printbeleid.

Dat zo'n Managed Print Services onderzoek loont, blijkt wel uit de cijfers van onderzoeksbureau Gartner. Organisaties die hun printerpark actief managen met Managed Print Services besparen 20 tot 30 procent op alle printer gerelateerde kosten. Dan kom je voortaan met een gerust hart aan bij de rapportagebespreking met de directie.

Zelf eerst een overzicht maken?

Dit Excel helpt jou hierbij!

3. Duurzaamheid 

Nu er steeds meer digitaal gewerkt wordt, is de behoefte van medewerkers om te printen kleiner geworden. Toch zijn er nog genoeg situaties waarin het noodzakelijk is om te printen. Het is een actueel topic in de organisatie, maar hoe doe je dat, duurzaam printen?

Met Managed Print Services weet je zeker dat je print op de meest duurzame manier en ook aan de wereld van morgen denkt. In het nieuwe printbeleid dat er voor je wordt opgesteld, kunnen bijvoorbeeld de volgende maatregelen worden opgenomen:

  • Driver instellingen (per afdeling/functie): standaard dubbelzijdig & zwart-wit, niet vanuit Outlook printen, etc.
  • Follow me software (zoals Equitrac): eerst inloggen op de printer en dan pas printen. Zo voorkom je onopgehaalde prints.
  • Fleet management: kies voor minder apparatuur en motiveer medewerkers hun prints op te halen op een centrale plek.
4 redenen managed print services

4. Veiligheid

De desktops, notebooks en tablets zijn meestal voldoende beveiligd, maar hoe zit het met de randapparatuur? Hoe goed zijn de multifunctionals beschermd tegen aanvallen van buitenaf? En hoe zorg je dat vertrouwelijke documenten alleen bij die medewerkers terechtkomen waarvan je wilt dat ze het zien? Met Managed Print Services is het printerpark goed beveiligd. Zo loop je geen risico meer als je vertrouwelijke documenten naar de printer stuurt.

De volgende oplossingen helpen bij het veiliger maken van het printproces:

  • Gedragscode voor medewerkers: het is belangrijk dat iedereen goed op de hoogte wat er van hem/haar verwacht wordt, zodat iedereen zo veilig mogelijk handelt.
  • Harddisk encryptie: documenten worden versleuteld verstuurd van device naar printer.
  • Geïntegreerde antivirus software voor de multifunctionals: hackers hebben het steeds vaker op de randapparatuur voorzien, reden genoeg dus om de printers goed te beveiligen.

Meer weten over MPS lees dan hier verder

Arnoud Krijgsman Xtandit
Arnoud Krijgsman
Document Process Consultant