Digitaal factuurverwerkingsproces xtendis
BLOG

4 redenen om facturen niet in financiële applicaties op te slaan

07 mei 2015
Roberto van den Heuvel

Digitale factuurverwerking staat niet voor niets hoog op de agenda van veel organisaties. De voordelen zijn alom bekend: tijdsbesparing, kortere doorlooptijden, besparing op arbeid(sloon), het eenvoudiger raadplegen van facturen en real-time de status kunnen opvragen. Uit mijn ervaring weet ik echter ook dat er een aantal potentiële nadelen kunnen vastzitten aan het rechtstreeks opslaan van facturen in financiële applicaties. Lees in dit blog waar u rekening mee moet houden bij digitale factuurverwerking.

Xtendis workflow

Digitale factuurverwerking - waar moet u rekening mee houden?

Voordat klanten besluiten om factuurstromen direct in de financiële applicatie te integreren, raad ik altijd aan om de onderstaande aandachtspunten goed te overwegen:   

  1. Document migratie
    Hoe eenvoudig is het om op termijn de opgeslagen documenten te migreren naar een ander systeem als u bijvoorbeeld van ERP pakket verandert ? Deze drempel verhoogt in de praktijk de “Vendor Lock-In”; u kunt dan minder makkelijk van leverancier wisselen. Ook flexibele inrichting op lange termijn zit er zodoende niet in omdat u gedwongen blijft te investeren in het up-to-date houden van uw ERP applicatie.
     
  2. Snelheid
    Als de digitale facturen direct in het financiële pakket zijn opgeslagen, heeft dit op termijn nadelige invloed op de performance bij het raadplegen van documenten. Met name als deze datastroom sterk groeit. U kunt bijvoorbeeld denken aan het feit dat het systeem trager wordt in zoeksnelheid vanwege het ontbreken van een slimme indexeringsmethode. Hierdoor zullen gebruikers langer moeten wachten voordat de opgevraagde documenten getoond worden. Dit helpt weer niet mee in het “veranderingsproces”; gebruikers zullen sneller geneigd zijn om de nieuwe werkmethoden links te laten liggen vanwege het trage systeem.
     
  3. Kosten extra gebruikerslicenties
    Een ander aspect waarmee u rekening moet houden bij digitale factuurverwerking zijn de kosten. Als u de factuurstromen direct in uw financiële applicatie integreert, betekent dit dat u meerdere gebruikerslicenties moet aanschaffen. Alleen dan kunnen meerdere gebruikers facturen raadplegen en bewerken.
     
  4. Koppeling met andere documentstromen
    Hoe combineert u de digitale factuurstroom met andere document-, of informatiestromen zoals e-mails, MS-Office bestanden, foto’s, PDF, XML, etc.? Is het bijvoorbeeld mogelijk om een e-mail met daarin vastgelegde klantafspraken te koppelen aan een inkoopfactuur? Wel zo handig als meerdere mensen binnen het bedrijf verschillende correspondentie en/of documenten willen inzien van diezelfde klant.

Wat is het alternatief voor een optimale digitale factuurverwerking?

Het alternatief is om voor een platform te kiezen dat volledig te integreren is in uw financiële applicatie. Het gebruik van een platform dat geïntegreerd is met uw financiële applicatie, heeft als voordeel dat u op een flexibele wijze uw factuurstromen borgt en aanpalende document- en informatiestromen rondom een klant/crediteur, project of product kunt toevoegen. Dit alles met een hoge performance en een optimale Return Of Investment (ROI).

Gratis ROI calculator

Bent u benieuwd hoeveel uw organisatie kan besparen door het factuurverwerkingsproces te automatiseren? Vul dan onze digitale factuurverwerking ROI calculator in. Hiermee ziet u binnen enkele minuten hoe groot uw potentiële besparing is.

Vul de calculator in
risicoscan datalekken

Xtendis

Voor inkomende factuurstromen is Xtendis een zeer betrouwbaar platform. In onderstaande afbeelding ziet u hoe de verwerking van binnenkomende facturen in uw financiële applicatie zou kunnen plaatsvinden met Xtendis.

In het kort is dit wat er gebeurt: papieren facturen worden eerst ingelezen met een scanner of multifunctional. Relevante kenmerken worden automatisch herkend. Digitale facturen worden uiteraard rechtstreeks in Xtendis geladen. Aan de hand van de herkende factuurgegevens worden vervolgens additionele kenmerken opgehaald uit de financiële applicatie. De facturen worden automatisch gearchiveerd in Xtendis na de invoering van de gegevens en de (voorlopige) boeking in de financiële applicatie. Als laatste stap worden de inkoopfacturen automatisch digitaal gedistribueerd naar budgethouders. Veel stappen die de financiële afdeling normaal gesproken handmatig moet nemen, worden dus geautomatiseerd.

Lees meer over factuurverwerking met Xtendis

PlanetPress

PlanetPress kunt u daarentegen weer goed inzetten voor uitgaande factuurstromen. Hiermee kunt u documenten verrijken en distribueren op een manier dat klanten ze willen ontvangen. Als u meer wilt lezen over deze oplossing, verwijs ik u naar de pagina Document Output Management.

Roberto van den Heuvel Xtandit
Roberto van den Heuvel
Manager Consultancy & Solutions