BLOG

3 uitdagingen bij het automatiseren van bedrijfsprocessen

01 februari 2019
Remko Hoekstra

Als organisatie wil je snel en wendbaar zijn om de concurrenten te slim af te zijn. Daarom wil je dat processen zo soepel mogelijk verlopen en zo min mogelijk van de kostbare tijd van je medewerkers ‘afsnoepen’. Het is tijd om bedrijfsprocessen te gaan automatiseren.

In de praktijk zien we dat bijna alle organisaties wat hobbels tegenkomen onderweg als ze bedrijfsprocessen gaan automatiseren. In dit blog hebben we de drie belangrijkste uitdagingen op een rij gezet. Wees voorbereid!

Trends en oplossingen workflowsoftware

Uitdaging 1: Ondersteuning processen

Het gevaar bij onvoldoende ondersteuning van processen is dat de business geen enkel inzicht heeft in de status van een project, medewerker of klant. Vóór een product bijvoorbeeld op de markt kan worden gebracht moeten er allerlei goedkeuringen gegeven worden.

Wanneer de processen niet goed ondersteund worden kun je niet achterhalen waar een proces blijft hangen en waarom de time-to-market langer duurt. Dat klinkt misschien triviaal, maar bereken eens hoeveel geld je misloopt als een product nog niet gelanceerd is.

De medewerkers spelen hier een belangrijke rol in. Je kunt nog zulke innovatieve oplossingen aanschaffen, als je de medewerkers niet weet te motiveren, kun je het net zo goed niet doen. Betrek medewerkers bij je project, zorg dat ze goed getraind worden en blijf ten alle tijden optimistisch!

Uitdaging 2: Workflowautomatisering per afdeling

Natuurlijk is het goed om een oplossing te gebruiken voor bijvoorbeeld de ontwikkeling van een nieuw product of het bijhouden van je klantrelaties. Veel afdelingen hebben dan ook eigen workflowoplossingen. Dat lijkt handig, maar dat is het niet. Voor afdelingsspecifieke processen werkt het prima, maar voor processen die over verschillende afdelingen lopen werkt dit natuurlijk niet.

Als bijvoorbeeld een prospect een klant is geworden moeten zijn gegevens ook bekend zijn bij de serviceafdeling. Op het moment dat er een vraag of klacht binnenkomt moet de serviceagent ook weten welke klantgegevens beschikbaar zijn. Regel workflowautomatisering dus met de hele organisatie, en niet per afdeling.

Uitdaging 3: Integratie is het toverwoord

Juist omdat een proces niet stopt bij één afdeling wordt veel informatie nog handmatig of via de e-mail overgedragen. Denk bijvoorbeeld aan informatie over prototypes die van Research & Development overgedragen moeten worden naar de operationele afdeling.

Op het moment dat dit nog handmatig of via de e-mail gebeurt, kan het gebeuren dat niet de laatste versie wordt meegestuurd of gegevensvelden uit het ene systeem niet compatibel zijn met het andere systeem.

Integratie is daarom het toverwoord. Workflowautomatisering kan alleen goed werken wanneer je het grondig aanpakt en ervoor zorgt dat alle benodigde gegevensbronnen beschikbaar zijn voor alle medewerkers die met de workflow werken. Nieuwe, innovatieve softwareoplossingen zijn hier geschikt voor, oudere oplossingen niet.

De digitalisering gaat door

Wil je meer lezen over de mogelijkheden van moderne workflowoplossingen? En hoe deze oplossingen jouw medewerkers helpen hun werk sneller en beter te doen?

Download dan nu het e-book
Remko Hoekstra Xtandit
Remko Hoekstra
Account Manager Document Process Solutions