scannen en archiveren
BLOG

10 redenen voor Managed Print Services: 6b Scannen & Archiveren deel 2

17 februari 2013
Edwin Jongsma

Elke dag zien miljarden documenten het licht. Het merendeel daarvan wordt opgeslagen in Windows mappen. Daar kleven een flink aantal nadelen aan. Er ontstaat een brei van mappen die de vindbaarheid van documenten steeds lastiger maakt. Van beveiliging of een werkstructuur is geen sprake, wat leidt tot het risico van het verloren gaan van vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Wist u dat hierdoor jaarlijks honderdvijftien miljoen euro verloren gaat? Dit blijkt uit een onderzoek van TNS Nipo uit mei 2012, in opdracht van Nationale Nederlanden.

De voordelen van een digitaal archief:

  1. Tijd: ruimte en kosten besparing. De zoektijd naar documenten kan door digitaal te archiveren tot wel 90 % worden gereduceerd. Uiteraard scheelt het fysieke ruimte (en dus kosten) wanneer u digitaal archiveert. Daarnaast stijgt de productiviteit en dalen de arbeidskosten.
  2. Veiligheid: Het werken met een structuur, processen en autorisaties zorgt voor een verbeterde veiligheid. Back-up processen zijn eenvoudig te automatiseren en kunnen bij calamiteiten van enorme waarde zijn.
  3. Beter serviceniveau: Documenten worden sneller gevonden en klanten sneller geholpen.
  4. Voldoen aan juridische normen: Een belangrijk extra voordeel is dat de juridische waarde van het archief toeneemt. Dat maakt het eenvoudiger om afspraken te maken met de belastingdienst als het gaat om bewaartermijnen.
documenten, documentenstromen, efficiënter, kosten, problemen

Voor wie is digitaal archiveren interessant?

Digitaal archiveren is interessant voor elk bedrijf dat met dossiers werkt. Neem de klantendossiers bij banken, advocaten- en accountantskantoren. Of de projectdossiers bij adviesbureaus. En welke organisatie houdt er geen medewerkers- en leveranciersdossiers op na? U kunt kiezen voor een specialistische archiefoplossing of voor een extra module als uitbreiding op uw ERP omgeving. In het laatste geval wordt de afhankelijkheid van uw ERP leverancier vergroot. Dat kan de eventuele migratie naar een andere ERP provider in de toekomst complex maken. Mijn aanbeveling is om in ieder geval beide opties goed met elkaar te vergelijken en de plussen en minnen goed af te wegen.
Bij veel aanbieders is het mogelijk om extra modules te integreren zoals document management, versiebeheer en workflow toepassingen. De laatste zijn interessant om processen te stroomlijnen en autorisaties van documenten, zoals inkoopfacturen of correspondentie of offertes, te integreren.

Mobiel toegang tot het digitaal archief.

Het via een app toegang krijgen tot gearchiveerde documenten op mobiele devices zorgt er voor dat ieder document direct beschikbaar is ongeacht tijd en plaats. U kunt dit 'nieuwe werken'  beveiligd faciliteren via een digitaal archief. Nieuwe softwareoplossingen die vanuit de cloud werken zijn drempel- en kostenverlagend.  Maar let op. Sommige cloud diensten als Dropbox zijn af te raden vanwege IT security regels en richtlijnen waardoor ze niet toegankelijk zijn voor mobiele medewerkers.

Besteed veel aandacht aan de implementatie en het verander management binnen de organisatie

Tips voor implementatie en verandermanagement.

De overstap naar een digitaal archief lijkt eenvoudiger dan het meestal is. Een gedegen voorbereiding en structuur zijn cruciaal om het maximale rendement uit uw investering te halen. Mijn tips voor goed digitaal archiveren zijn:

  • Begin met één afdeling of type dossier en bouw dan verder uit
  • Maak een archiefplan en beschrijf de processen
  • Beschrijf consistente archiefregels en richtlijnen
  • Selecteer de juiste softwareoplossing
  • Besteed veel aandacht aan de implementatie en het verander management
  • Zorg voor een back-up proces
  • Bedenk vooraf ook wat u gaat doen met het bestaande archief. Digitaliseren, vernietigen en/of fysiek opslaan? Check de bewaartermijnen en maak afspraken met de belastingdienst
  • Integreer een vernietigingsproces van documenten in het archief proces
  • Maak een planning om het archief schoon te houden
  • Evalueer regelmatig de structuur en werkprocessen en blijf aandacht besteden aan training & coaching

Vertrek bij het begin: doe eerst onderzoek!

Processen kunnen altijd verbeterd worden. Xtandit kan jou hierbij helpen door een assessment uit te voeren: van een basis assessment waarbij we vooral inzoomen op het gebruik van je printerpark en de kosten die hiermee verbonden zijn, tot een zeer uitgebreid assessment, waarbij we jou ook adviseren over het optimaliseren van je printomgeving en documentstromen (workflows). Voor alle doelstellingen en ieder budget hebben we zo een passend assessment.

Vraag hier een onderzoek aan
PrintSaver print management software

Managed Document Services & Digitaal Archiveren.

De juiste aanbieder van Managed Print Services zal uw document stromen en processen analyseren en de beveiliging, vindbaarheid en structuur in kaart brengen. Op basis van dit assesment krijgt u een advies over digitaal archiveren. Belangrijk is dat zaken als het nieuwe werken, Bring Your Own Device (BYOD) en het totale proces van creatie tot vernietiging worden meegenomen in de analyse en het advies.

Mijn advies: ruim de papierwinkel op, begin morgen met digitaal archiveren!

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur