BYOD Xtandit
BLOG

10 redenen voor Managed Print Services: 6a. Bring your own device (BYOD)

20 januari 2013
Edwin Jongsma

De generatie van tegenwoordig is opgevoed met het gebruik van mobile devices. Van de Nintendo DS, tot de Samsung smartphone en Apple iPad. De druk om eigen mobile devices, applicaties en diensten te mogen en kunnen gebruiken is mede door Cloud computing stevig toegenomen en groeit gestaag. Hiermee is de deur van het bedrijfsleven geopend voor het fenomeen Bring Your Own Device. Het zakelijke gebruik van eigen smartphones en tablets is op deze manier, buiten de regels en richtlijnen van ICT afdelingen en/of systeembeheerders, onze kantoren ingeslopen. Volgens Future Source Consulting zijn er inmiddels meer dan 20 miljoen Apple iPads als Bring your own device de kantoren binnengetreden. Naar verwachting groeit dit jaarlijks met maar liefst 350%!

Op Wikipedia vinden we de volgende omschrijving;

Bring Your Own Device (BYOD) is a business policy of employees bringing personally owned mobile devices to their place of work and using those devices to access privileged company resources such as email, file servers and databases as well as their personal applications and data.

Medewerkers nemen vaak het heft in eigen handen om plaats en tijd onafhankelijk te kunnen werken. Ze willen daarom via hun mobiele devices bijvoorbeeld documenten opslaan in de Cloud via applicaties als Dropbox, Google docs en Skydrive. Toegang tot de exchange server is cruciaal om mail te kunnen lezen en beantwoorden en daarnaast worden zelf gekozen apps gebruikt om taken en werkzaamheden te organiseren. Hoe voorkomt u dat in zo'n situatie zakelijke documenten met vertrouwelijke informatie niet op straat komen te liggen?

 

Heet hangijzer: mobility en security

De beveiliging van onder andere documentprocessen bij het gebruik van mobile devices is een heet hangijzer voor veel ICT-ers.  Als verantwoordelijke voor de infrastructuur, applicaties en beveiliging binnen het bedrijf zien zij 'Bring your own device' vaak als een bron van virussen die plotseling opduiken. Dat kan zo zijn wanneer u geen beleid en processen koppelt aan het gebruik van Mobile devices en de zakelijke documenten die hierop gecreëerd, opgeslagen en bewerkt worden. Mijn advies is om het fenomeen te omarmen en er het juiste beleid en proces aan vast te koppelen.  Bring Your Own Device is simpelweg niet te stoppen. Infotrends, een vooraanstaand ICT marktanalyse bureau, bevestigt dat mobility de nummer één IT prioriteit is. Met, u raadt het al,  security als goede tweede.

Beveilig uw medewerkers én bezoekers

Alvorens u mobile devices toegang geeft tot het netwerk zijn de volgende vragen van belang; hoe gaat u de informatie op een veilige manier ontsluiten? Heeft u te maken met gevoelige en vertrouwelijke informatie? Hoe kunt u op afstand de mobile devices en informatie beheren? Dat geldt niet alleen voor de mobile devices van medewerkers maar ook van bezoekers die op uw locatie toegang tot uw netwerk hebben.
De vraag naar beveiligde digitale archief oplossingen zal daarom toenemen. Software waarmee documenten digitaal gearchiveerd kunnen worden maken het mogelijk om via mobile devices op een beveiligde wijze toegang te geven aan gebruikers. Als organisatie kunt u zo waarborgen dat uw kritische bedrijfsinformatie niet op straat komt te liggen. Voorwaarde is wel dat er vanuit de ICT structuur een “beheerstool” is die bij verlies van een mobile device de toegang voor onbevoegden snel kan blokkeren.

Managed Print Services en Mobile Devices

De behoefte om te printen vanaf mobile devices groeit, naarmate het aantal devices waarop wij allemaal werken ook groeit.
Mobile print leveranciers en printerfabrikanten verwachten de komende jaren een hoge omzet voor deze software applicaties. Uit onderstaand onderzoek van de Quocirca study blijkt een toenemende vraag naar printmogelijkheden vanaf een mobile device.

 

 

De behoefte om te printen vanaf mobile devices zal in de komende jaren alleen maar toenemen gezien de groei in mobiele devices bij werknemers. In het Managed Print Services assessment is de vraag naar een beleid met betrekking tot mobiele devices dus van belang. In veel Managed Print Services trajecten spelen beveiliging- en registratie software als Equitrac, Safecom, Uniflow en Ysoft een rol van betekenis. Met deze software kunt u naast het bekende follow me concept ook op machine-, afdeling-, project- en gebruikersniveau registreren wat er geprint wordt. In hoeverre u de Mobile Print software kunt integreren en toch uw administratie sluitend en vertrouwelijk houden, is een vraag die u in het assessment zeker moet stellen.

In mijn volgende column bespreek ik hoe u digitaal archiveren kunt inzetten om uw documentprocessen te optimaliseren. De document beveiliging vanaf mobile devices zal dan ook verder aan bod komen. Ik wens u een virusvrije werkomgeving toe!

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur