MPS Security
BLOG

10 redenen voor Managed Print Services: 5. Security

16 december 2012
Edwin Jongsma

Toeval of niet, maar de beveiliging rondom document processen en ICT apparatuur is de laatste weken behoorlijk in het nieuws geweest. Hardware veiligheid was een trending topic op de social media. Voorzichtigheid rond documentprocessen is geboden, nu ICT randapparatuur ook steeds vaker online bereikbaar is. Vraagje. Is de beveiliging van uw documentprocessen op orde?

 

Managed Print Services kan risico's verkleinen.

 

Marktonderzoek bureau Infotrends ziet in een onderzoek uit 2011  'Security' zelfs als nummer twee prioriteit op ICT gebied.

Managed Print Services kan helpen om uw ICT beveiliging te verbeteren. Ook hier bewijst een goed uitgevoerd assessment haar waarde. In de beveiliging rondom documentprocessen staan de multifunctional en printer centraal. Daarbij vormen de gebruiker en de bedrijfsprocessen zélf ook een cruciaal onderdeel van de beveiliging. Maar wees kritisch op uw leverancier, deze verschillen ook hierin vaak van elkaar. In het assessment van de risico's, moeten de volgende vragen zeker worden gesteld: Welke beveiligingsrisico's kent de huidige afdruk apparatuur? Worden verzonden documenten veilig afgedrukt of liggen de gemaakte prints open en bloot op de printer of multifunctional? Zijn de verbindingen veilig waarmee u op afstand de status van verbruiksmaterialen en/of storingen uit leest? Worden afgedrukte documenten van de multifunctional harddisk gewist? Waar komen gemaakte scans terecht en wie hebben rechten om de scans in te zien? Hoe en waar worden documenten opgeslagen en wie hebben toegang tot welke documenten? De antwoorden hierop geven u een beeld van de veiligheid van uw documentprocessen. En openen de weg naar verbeteringen.

Software die de beveiliging optimaliseert.

Er zijn diverse software oplossingen beschikbaar die de beveiliging van uw documentprocessen kunnen bevorderen. Neem het 'Follow me' concept. Op basis van bijvoorbeeld een pincode of pas kunnen print opdrachten worden vrijgegeven van de server. Naast het voordeel van beveiliging heeft de gebruiker ook het gemak dat de print opdracht op een multifunctional op een andere verdieping of vestiging vrijgegeven kan worden. Handig op het moment dat de dichtstbijzijnde multifunctional een reparatie nodig heeft.
De bestaande toegangspassen van gebouwen zijn vaak ook te gebruiken om toegang te verkrijgen tot printers en multifunctionals. Het is bewezen dat hier kosten mee bespaard worden. Gemiddeld worden 20% van de printopdrachten niet opgehaald. In de 'Follow me' software is middels rules en routing in te stellen dat bijvoorbeeld niet vrijgegeven print opdrachten elke nacht van de server worden verwijderd. Naast betere beveiliging kunt u zo ook uw afdrukvolume reduceren. Ook maakt de software het gebruikersgedrag inzichtelijk. Wat, wanneer en hoe vaak wordt er afgedrukt zijn dan zaken die makkelijk terug te vinden zijn. Zelfs scan- en faxbewegingen kunnen worden geanalyseerd. Door de uitvoerige rapportage mogelijkheden kunt u gebruikers bewust maken van ongewenst gedrag in de documentprocessen. En worden kosten en beveiliging verder geoptimaliseerd. Software ontwikkelaars zoals Equitrac en Safecom (Nuance), Ysoft en Ringdale bieden allen een oplossing die toegang biedt tot de multifunctionals en printers en daarmee haar documenten beveiligen. Uiteraard zijn er meer software oplossingen beschikbaar die u kunnen helpen de beveiliging te ondersteunen. Eén daarvan is het printen vanaf mobiele devices zoals tablets, laptops en smart phones. Mobility is niet voor niets de nummer één als het gaat om ICT prioriteiten. In een volgend artikel komt 'mobility' dan ook zeker aan bod.

 

Printbeleid en gebruiker cruciaal bij beveiliging

Vanuit een goed assessment komen aanbevelingen hoe de beveiliging van uw documentprocessen kan worden verbeterd. Deze worden vastgelegd in een printbeleid, die vervolgens wordt ingezet als nieuwe handleiding voor de gebruiker.
Zo introduceert u een nieuwe gedragscode rondom uw documentprocessen. Bij veel bedrijven en organisaties ontbreekt een goed printbeleid. Managed Print Services helpt u printbeleid te ontwikkelen die aansluit bij de beveiliging die u voor ogen heeft. Uiteraard is het zo dat de gebruikers een cruciale rol spelen in de mate van succesvolle beveiliging. Zorg dus dat iedere betrokkene goed geïnformeerd wordt. De menselijke factor is namelijk van nature lastig te beveiligen.

Voor de nabije toekomst wens ik u een waterdichte document security.

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur