MPS Duurzaamheid Xtandit
BLOG

10 redenen voor Managed Print Services: 4. Duurzaamheid

09 december 2012
Edwin Jongsma

Ook documentprocessen trekken een wissel op de natuurlijke hulpbronnen van de aarde. Als we de printer en multifunctional onder de loep nemen en bekijken hoe het milieu bij de voortvloeiende documentprocessen hiermee wordt beïnvloed, dan zijn er vier belangrijke elementen te onderscheiden. Namelijk: CO2 uitstoot, energie, bomen en water.

Hoe duurzaam zijn uw documentprocessen?

U wilt, net als ik, dat volgende generaties een leefbare aarde erven. Sta daarom eens stil bij het duurzame karakter van uw documentprocessen en printapparatuur. De printer die u gebruikt is ergens gefabriceerd en zal bij vervanging weer ergens anders terecht komen. Vraag daarom bij de aanschaf van nieuwe printers hoe duurzaam de printer of multifunctional geproduceerd is. En of er is voorzien in recycling of een second life programma aan het einde van de overeenkomst. Uiteraard kijkt u ook naar de duurzaamheid in het gebruik wat betreft grondstoffen en energie.

Managed Print Services ondersteunen duurzaamheid.

In een goed uitgevoerde assessmentfase wordt er gekeken naar de duurzaamheid in de huidige situatie. Er zijn tools om deze te analyseren. Ze geven inzicht in de CO2 uitstoot en het energieverbruik. Ook het aantal machines per medewerker, de zogenaamde device ratio, en zelfs de loopafstanden naar de apparaten worden erin meegenomen. Daarnaast speelt de mate waarin dubbelzijdig wordt afgedrukt een rol als het gaat om de hoeveelheid bomen en water die er worden verbruikt bij het printen. 

In het nieuwe design zal een goed printbeleid deze aantallen naar beneden kunnen brengen. Het energieverbruik van alle apparatuur van printer en multifunctional fabrikanten kunt u aflezen en vergelijken met de Energystar normering. Dit is een internationale standaard voor energie efficiënte producten. Laat u ook informeren over de hoeveelheid afval die een printer of multifunctional produceert tijdens de levensduur. Vraag wat er voor verpakkingsmateriaal wordt gebruikt voor cartridges, of (en hoe) het afval wordt gerecycled en in welke mate de leverancier u helpt om de afvalstroom te verwerken.

Tien tips om maximale duurzaamheid te bereiken.

Maximale duurzaamheid is te bereiken wanneer u drie randvoorwaarden goed invult. Selecteer een fabrikant of aanbieder die duurzame processen hanteert. Bepaal de juiste afdruk methodiek en ontwikkel samen met uw leverancier een duurzaam printbeleid.

Op basis van deze drie-eenheid zijn dit mijn tien tips om groen te printen:

  1. Driver instellingen. Neem dubbelzijdig printen als standaard op in uw printbeleid. Kijk of de driver mogelijkheden biedt om applicaties te koppelen aan driver instellingen. U kunt wellicht outlook documenten en mails standaard afdrukken in zwart/wit of een print van 2 pagina's reduceren tot één pagina. Daarnaast zijn er ook andere softwaretools die gebruikers helpen maximale duurzaamheid te bereiken vanuit de printer driver.
  2. Multi-up printen. Een document dat bestaat uit meerdere pagina's afdrukken op één pagina, reduceert het afdrukvolume. Vaak lenen presentaties zich goed voor deze besparende functionaliteit.
  3. “Follow me” software helpt het afdrukvolume met 20-25% te reduceren. Afdrukken wordt dan alleen door de server toegestaan als er wordt ingelogd op de multifunctional. Veel printopdrachten worden in de praktijk niet opgehaald. Met follow me software kunt u bijvoorbeeld elke 24 uur de niet vrijgegeven opdrachten van de server verwijderen.
  4. Vermijd een tot de rand aflopende huisstijl op uw briefpapier, zodat u on demand op uw printers en multifunctionals uw eigen briefpapier kunt vervaardigen. Er is software waarmee u zelf briefpapier kunt vervaardigen en die het verbruik van toners (en daarmee afval) tot 30% verlagen. Ook gaat u zo verspilling van papier tegen, omdat briefpapier op deze manier niet meer in de lades gevuld hoeft te worden en daarmee niet verkeerd afgedrukt kan worden. Daarmee bespaart u tevens flink op kosten.
  5. Kies voor een duurzame papier soort met bijvoorbeeld een FSC keurmerk. Om bomen en water te besparen kunt u in plaats van 80 grams papier, ook 70 of 75 grams papier gebruiken.
  6. Print on demand. Veel marketing documenten worden in grotere oplages gedrukt of extern geprint. De informatie kan echter snel verouderen. Print daarom on demand de benodigde  oplage op het gewenste moment. U voorkomt er overtollige documenten mee, bespaart kosten en optimaliseert de duurzaamheid.
  7. Fleet Management. Kies voor minder apparatuur en richt het fleet management in op basis van bijvoorbeeld uw nieuwe werken doelstellingen. Scan de Arbo richtlijnen en motiveer medewerkers te bewegen en hun printjes op te halen op een centrale plek.
  8. Kies voor printers en of multifunctionals die voldoen aan de energystar normering. Vergelijk de producten van de leveranciers onderling en maak een duurzame keuze.
  9. Afdrukmethodiek: Ook laserprinters worden steeds duurzamer. Let naast CO2 uitstoot en energieverbruik ook op de hoeveelheid geproduceerde afval tijdens de levensduur van de machine.
  10. Kies enerzijds voor een leverancier op grond van de duurzaamheid in apparatuur, maar let anderzijds dus ook goed op de door hun gehanteerde processen en voorgesteld printbeleid.

Deze tips dragen een klein steentje bij aan een duurzamere wereld. Ik hoop dat u er gebruik van maakt!

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur