10 redenen MPS Xtandit
BLOG

10 redenen voor Managed Print Services: 2. Financiële transparantie.

22 november 2012
Edwin Jongsma

In mijn vorige artikel heb ik kostenbesparing door middel van Managed Print Services behandeld. Om maximale besparing te bereiken is financiële transparantie van de huidige situatie noodzakelijk. Meestal zijn de kosten van de  multifunctionals wel inzichtelijk, alleen die van de overige apparatuur binnen het bedrijf niet of nauwelijks. Nemen we de nog aanwezige desktop printers onder de loep, dan blijkt transparantie vaak ver te zoeken. Het is daarom in de assessment fase nou juist zo belangrijk dat alle aanwezige kosten boven tafel komen.

Creëer financiële transparatie.

Een wildgroei aan printers, het ontbreken van een printbeleid en geen inzicht hebben in de kosten zorgt voor het ontbreken van management controle. Wat is er uitgegeven aan de aanschaf van cartridges? Wat zijn de onderhoudskosten? Hoeveel is de afschrijving of financiering van de hardware? En hoeveel cartridges zijn er op voorraad van printers die niet meer in gebruik zijn? De budgeten voor multifunctional contracten zijn vaak ondergebracht bij inkoop, facilities of de ICT afdeling. Terwijl de kosten voor printers en verbruiksmaterialen, het zijn tenslotte vele kleine facturen, in meerdere afdelingsbudgetten kunnen verdwijnen. Managed Print Services helpt om de inkoopprocessen te stroomlijnen en de kosten te beheersen. Zo ontstaat transparantie.

Hoe transparant zijn multifunctional contracten?

In onze branche zijn overeenkomsten met afdruk volume afspraken zeer gebruikelijk (soort bedrijfsbundel voor afdrukken). Maak je meer afdrukken dan afgesproken, betaal je bij, maak je er minder dan krijg je over het algemeen niets terug. Niemand kan natuurlijk  vijf jaar van te voren inschatten hoe het afdrukvolume zich gaat ontwikkelen. Dit afdrukvolume is onderhevig aan diverse trends en als de leverancier daar niet in mee gaat, of geen creatieve oplossingen voor kan aandragen is het de klant die dat gaat voelen. Door het nieuwe werken en de groei in het gebruik van tablets en andere mobiele devices is de afgelopen jaren bovendien wereldwijd het printvolume gedaald met ongeveer vijf procent! Afspraken over bijplaatsingen en/of teruggave gedurende het contract is vaak alleen voorbehouden aan organisaties die Europees aanbesteden. Ook de gebruikelijke jaarlijkse prijsverhoging is niet altijd even transparant en kan soms een addertje onder het gras zijn.

Maak afspraken over flexibiliteit.

De hamvraag is dus hoe uw Managed Print Services provider u kan helpen flexibel te blijven, zonder dat de kosten de pan uit rijzen. Het aanpassen van contracten gedurende de looptijd is wenselijk maar meestal niet mogelijk. Het loont absoluut om over de mogelijke flexibiliteit, heldere afspraken te maken met de aanbieder. Een voorbeeld hiervan zou kunnen zijn of het mogelijk is de meer afdrukken in kleur op te kunnen vangen met het tegoed in zwart/wit.

Scherper budgetteren door transparantie.

Vaak hebben organisaties geen inzicht in de totale kosten die met printen gemoeid zijn. Hierdoor wordt budgetteren een lastige kwestie. Managed Print Services biedt hiervoor een oplossing. Immers, een goed uitgevoerd assessment biedt de klant inzicht in zijn TCO (Total Cost of Ownership). Vanaf die basis bouw je aan een nieuwe situatie, waarop wel helder gebudgetteerd kan worden. Verdere optimalisatie, door bijvoorbeeld het aantal printers verder te reduceren, bepaalt in hoeverre het budget verder naar beneden kan worden bijgesteld. Ook een goed geïmplementeerde print policy ofwel printbeleid, draagt bij in het verder aanscherpen van de budgetten.

Geregelde rapportage helpt budgetbewaking.

Een overzichtelijke rapportage, die periodiek met de klant wordt besproken, helpt om gezamenlijk het budget te bewaken. Overschrijdingen van het budget door vestigingen, afdelingen of individuele gebruikers van printers en multifunctionals komen in de rapportage vanzelf naar voren. Tijdig kunnen de juiste acties worden ondernomen om weer on track te komen. Zo ontstaat een betere grip van het management en is er een gezamenlijke verantwoordelijkheid om de doelstellingen te bewaken.

Stappen plan Financiële transparantie.

Dit stappenplan garandeert u niet alleen transparantie in kosten en afspraken, maar ook in het partnership met uw leverancier.

Stap 1. Creëer inzicht in de huidige situatie. (lees hierover meer in colomn assessment)
Stap 2. Ontwerp een nieuwe overeenkomst die transparant is en de gewenste flexibiliteit biedt. Leg zaken helder vast. Zoals het mogelijke over en onder volume, de jaarlijkse prijsverhoging, de vraag naar tussentijdse aanpassingen en de wens voor bijplaatsingen of retour name van apparatuur. Laat uw Managed Print Services aanbieder ook vermelden of A3 als één of twee tellertikken wordt afgerekend en maak, indien noodzakelijk, ook  afspraken over de paginabedekking. Is het risico voor u, of is dit het risico van de leverancier? En last, but not least, zijn alle verbruiksmaterialen en onderdelen in het contract inbegrepen? Zorg dat u antwoorden op deze vragen heeft, daarmee voorkomt u teleurstellende verrassingen achteraf.
Stap 3. Eventueel verder optimaliseren van de print- en documentprocessen en het bewaken van de nieuwe vastgestelde budgetten samen met uw provider.

Alles zelf doen is optellen, samenwerken is vermenigvuldigen.

Edwin Jongsma Xtandit
Edwin Jongsma
Commercieel Directeur