Het eerste kwartaal van het nieuwe jaar komt er weer aan. Dit zijn voor veel accountantskantoren vaak de drukste maanden van het jaar. De kantoren moeten voor veel organisaties weer een jaarrekening maken (inclusief aanverwante stukken!). Daarbij hoort ook een doortastende controle van de jaarrekening, die ondertekend en geaccordeerd moet worden door de klant. Voor veel accountskantoren is dit proces grotendeels handmatig en arbeidsintensief. Hoe kan dit proces efficiënter verlopen?
Toename aantal accountantskantoren Nederland
Voordat ik inga op de vraag hoe accountantskantoren slimmer om kunnen gaan met jaarrekeningen maken, wil ik graag eerst wat cijfers met u delen. Want waarom zou u naast vanuit praktisch oogpunt, uw jaarrekeningen digitaliseren?
Marges… Uit onderzoek (‘Kerngetallen 2015’) van ABN Amro, Novak en Full Finance blijkt dat het aantal accountantskantoren in Nederland groeit. Ondanks dat er meer overnames en fusies plaatsvinden dan een aantal jaar terug, zijn er in 2015 zo’n honderd vestigingen bij gekomen: van 2800 naar 2900. Veel (met name grotere) accountantskantoren zien hun omzet dalen door de lagere marges op hun diensten (bron). Kunt u als accountantskantoor door een efficiënter proces sneller een jaarrekening maken? Dan bespaart u arbeidstijd en daarmee kunt u betere prijzen aanbieden of de marges vergroten. Kijk dan mijn webinar ‘Sneller jaarrekeningen maken’ terug, die ik 20 januari heb gegeven (duur: 17 min).
Jaarrekening maken – het handmatige proces
Veel accountants staan er niet bij stil hoeveel handelingen, mensen en tijd gemoeid zijn bij het opstellen van een jaarrekening. Vaak maakt een assistent accountant de (concept) jaarrekening op in een primaire applicatie, zoals bijvoorbeeld Unit4 of Caseware. Aan deze jaarrekening kunnen meerdere documenten hangen, zoals de aangifte VPB of een zakelijke brief. Vaak komen deze documenten uit een CRM-applicatie zoals Allure of Radar. De documenten worden vervolgens netjes uitgeprint en door het secretariaat gecontroleerd op o.a. huisstijl, uniformiteit in opmaak en paginanummering. Deze documenten worden vaak nog een aantal keer geprint en gecontroleerd, voordat dit samengevat kan worden in een compleet boekwerk.
Zodra alle stukken correct bevonden zijn, print het secretariaat het hele boekwerk op briefpapier uit. Zo kan de accountant het stuk controleren en waar nodig nog aanpassingen maken. Het stuk wordt door de accountant ondertekend. Het secretariaat scant de jaarrekening verstuurt deze per mail verstuurd naar de klant of zet het document klaar op een klantenportaal.
Ik hoef u niet te vertellen dat een jaarrekening maken op deze manier een erg arbeidsintensief traject is. De documenten worden meerdere keren geprint en gecontroleerd en bovendien verdwijnen veel van de stukken in de papierbak.
Jaarrekening maken kan efficiënter: Digitaliseren!
Het volledige proces dat komt kijken bij een jaarrekening maken kan compleet gedigitaliseerd worden. Uiteraard zal de inhoud van de jaarrekeningen nog steeds in de primaire applicatie gedaan moeten worden. Maar zodra een jaarrekening gereed is voor controle, kan een document output management oplossing het document geautomatiseerd opmaken, documenten eraan toevoegen (bijvoorbeeld een zakelijke brief of de aangifte VPB) en een workflow aansturen voor accordering van de jaarrekening door de accountant. Na accordering zal er een handtekening in geplaatst worden, dit kan zelfs een gecertificeerde handtekening conform de PKI certificering zijn. De jaarrekening met aanverwante documenten wordt vervolgens (afhankelijk van de klant of het proces) per mail verstuurt, klaargezet in een portal of geprint. Tevens zal het origineel automatisch klaargezet worden voor bijvoorbeeld een digitaal archiefsysteem, verkenner structuur of CRM applicatie. Een jaarrekening maken gaat middels digitalisering dus veel sneller doordat veel stappen uit het proces verkort of vermeden kunnen worden.
