De gemiddelde kantoormedewerker ziet per dag tientallen e-mails langskomen. Door de digitalisering van communicatie neemt dit aantal alleen maar toe. Door de toenemende wet- en regelgeving, maar ook vanwege interne redenen, is het belangrijk dat de e-mails binnen je organisatie goed gearchiveerd worden. Helaas gaat dat nogal eens mis. Welke uitdagingen zijn er bij e-mail archiveren?
Waarom is e-mail archiveren belangrijk?
Voordat ik uitleg wat er allemaal fout kan gaan, eerst even terug naar het ‘waarom’ het belangrijk is om aandacht te schenken aan e-mail archiveren.
1. Regels van de belastingdienst over e-mail archiveren
Je organisatie moet volgens de regels van de belastingdienst de administratie minimaal zeven jaar bewaren. Daaronder vallen ook e-mails waarin bepaalde informatie gedeeld wordt of waarin afspraken gemaakt worden. Denk maak eens aan de volgende gevallen:
- Inkomende facturen, bijvoorbeeld in UBL formaat.
- Gemaakte afspraken, bijvoorbeeld tussen klant en aanbieder
- Informatie in agenda’s
Het archiveren van e-mail is dus een noodzaak en geen luxe. Ook wanneer medewerkers uit dienst treden, is het belangrijk dat je nog toegang hebt tot de informatie die per mail verstuurd is. E-mail wordt namelijk een steeds belangrijker onderdeel van het totale dossier.
2. Sterker staan tijdens juridische conflicten
Stel je voor, je organisatie krijgt een juridisch conflict met één van haar klanten. Dan kan informatie die in het verleden per mail gedeeld is, het verschil maken in de uitkomst van het conflict. Welke afspraken zijn er per mail gemaakt met of over de klant? Wat zal jouw organisatie blij zijn als het e-mail archief goed geregeld is. E-mails en bijlages kunnen snel, in hun oorspronkelijke staat, gevonden worden!
3. E-mail archiveren = bomvolle mailservers voorkomen
Het archiveren van e-mail wordt door de meesten als ‘moetje’ gezien. Vraag je er niet naar of gebeurt dit niet automatisch, dan zullen veel werknemers hun mails (met daarin regelmatig bedrijfskritische informatie) niet archiveren. Met als gevolg bomvolle, trage mailservers.
Uitdagingen bij e-mail archiveren
Wil je het archiveren van e-mail goed aanpakken, dan kunnen de volgende zaken in de weg komen te staan.
Veel e-mail applicaties niet geschikt voor archivering
Een van de voordelen van e-mail archiveren is het snel kunnen opzoeken van berichten en bijlagen. Daarvoor heb je echter een goede structuur nodig waarbinnen de informatie handig kan worden opgezocht. De meest gebruikte e-mail applicaties hebben de juiste functionaliteiten hier niet voor.
Handmatig archiveren leidt tot problemen
Ik stipte het al eerder kort aan, e-mail archiveren wordt vaak als ‘moetje’ gezien. Vraag je jouw collega’s om handmatig alle e-mails te archiveren, dan kun je ervan uit gaan, dat het mis gaat. Mensen vergeten het, hebben er geen zin in of bewaren de informatie op de verkeerde plek.
Hoe pak je e-mail archiveren dan wel goed aan?
Voor het juist opslaan van e-mails en het voorkomen van genoemde problemen, is een centraal, digitaal archief meestal de uitkomst.
Vijf voordelen van een centraal, digitaal archief
- E-mails en andere documenten kunnen grotendeel automatisch gearchiveerd worden, middels software voor het herkennen en classificeren van documenten.
- Met een digitaal archiefsysteem kan e-mail informatie gekoppeld worden aan andere systemen. Zo kunnen bijvoorbeeld een offerte en afspraken die per mail gemaakt zijn, gekoppeld worden met de informatie uit het CRM-systeem.
- De authenticiteit en integriteit van de documenten wordt gewaarborgd, zodat je voldoet aan de wetgeving. Bovendien ben je bij een calamiteit als brand verzekerd van een back-up!
- De documenten zijn na archivering direct raadpleegbaar, meestal kan dit ook op afstand bijvoorbeeld via het internet. Informatie is snel en eenvoudig terug te zoeken.
- Je hebt niet meer te maken met bomvolle (trage!) mailservers. Met een centraal archief, kan de data tot zo’n tachtig procent verminderd worden doordat éénzelfde bijlage niet vijf keer in de e-mail inbox van vijf verschillende collega’s staat, maar slechts één keer centraal bewaard wordt.
Kortom, het archiveren van e-mails is dus geen luxe maar noodzaak!
