Steeds meer bedrijven overwegen om SharePoint in te zetten voor duurzame archivering. Geen onlogische gedachte. Zeker als je organisatie het platform ook al gebruikt voor samenwerking en documentbeheer. Maar weet je zeker dat SharePoint de beste keuze is voor jouw bedrijf? We zetten de afwegingen op een rij.
Helft bedrijven gebruikt SharePoint als DMS-oplossing
SharePoint is populair. Het collaboratieplatform heeft al meer dan 135 miljoen gebruikers wereldwijd. Ook in Nederland is SharePoint-marktleider. Uit publicaties van AIIM en Thedmcollaborators blijkt dat meer dan de helft van de bedrijven SharePoint gebruikt als DMS-oplossing. SharePoint voldoet aan de eisen voor een goed DMS en voegt daar via het Records Center ook de functionaliteiten aan toe die nodig zijn voor duurzaam archiveren. Denk daarbij aan het gebruik van metadata, versiebeheer op documenten en gegevens, het instellen van bewaar- en vernietingstermijnen en een auditing functionaliteit die wijzigingen nauwgezet bijhoudt voor controle en verantwoording.
Een SharePoint-omgeving kan bovendien een indrukwekkende hoeveelheid data bevatten en is technisch stabiel: dankzij de schaalgrootte is elke bug in het systeem snel opgelost. Tot slot is de software ook nog eens gebruiksvriendelijk: de software is ontwikkeld met de gebruiker voor ogen en dat is merkbaar. SharePoint voldoet dus technisch aan alle voorwaarden voor duurzaam archiveren. Toch wordt het platform in archiefland nog niet breed omarmd. Waarom?
1. Implementatie complex
SharePoint mag populair zijn, een groot deel van de organisaties die SharePoint gebruiken, worstelt met de implementatie. Projecten stranden, worden voortijdig afgekapt of staan on hold. Een van de oorzaken is dat SharePoint plugins bevat van een groot aantal leveranciers. Ook is de koppeling met niet-Microsoftoplossingen niet eenvoudig: de meeste bedrijven hebben een derde partij nodig om de koppeling te maken. Dan hebben we het nog niet over het maatwerk dat veel bedrijven nodig hebben om SharePoint goed te laten aansluiten op de onderneming. Ook hier is wederom inzet van derden nodig, en dus budget en veel tijd.
2. (Te) veel vrijheid in archiefstructuur
De scepsis van de archiefwereld heeft vooral te maken met de formele eisen die aan archiefsystemen worden gesteld. Een van de grote voordelen van SharePoint is dat het de gebruiker zeer veel vrijheden biedt om documenten te maken en op te slaan. Nadeel is dat de mappenstructuur daardoor onoverzichtelijk kan worden. En dat staat weer haaks op de strenge regelgeving over de inrichting van archiefstructuren, de Governance. Wil je SharePoint gaan toepassen voor archiefbeheer dan is dit dus een serieus aandachtspunt.
3. Voldoet out-of-the-box niet aan regelgeving
Ondanks het feit dat SharePoint alle functionaliteiten voor archiefbeheer goed voor elkaar heeft, voldoet de software niet aan de Nederlandse wetgeving. Als je organisatie onder de Archiefwet valt of moet voldoen aan ISO- en NEN2082-eisen, dan vraagt dat nog de nodige koppelingen naar andere programma’s. Zo voorziet SharePoint bijvoorbeeld niet in een functionaliteit om naast het gewone bestand ook een archiefbestand in PDF/A te genereren. Om dit voor elkaar te krijgen is software en hulp van derden nodig.
4. Hoe veilig is de cloud?
De databases van SharePoint staan in de cloud en de beveiliging via het toekennen van rechten is slecht geregeld. En daarmee is voor veel IT-Managers alles al gezegd. De meesten willen gevoelige bedrijfsinformatie in een eigen omgeving opslaan. Het is een kwestie van vertrouwen dat uw gegevens veilig staan en door niemand kunnen worden gelezen. Omwille van beveiliging kiezen veel bedrijven vervolgens toch voor een hybride oplossing, waarbij de dynamische documenten in SharePoint blijven staan en de statische documenten binnen archiefoplossing opgeslagen worden.
5. Integratie en koppelingen lastig
SharePoint is een samenwerkingsplatform met ongekende mogelijkheden. Om het systeem geschikt te maken voor archiefbeheer conform Nederlandse wet- en regelgeving moeten er nog wel de nodig aanvullende functionaliteiten gemaakt of gekoppeld worden. Dit vraagt bijna in alle gevallen maatwerk of samenwerking met een leverancier die al een DMS/RMA binnen SharePoint ontwikkeld heeft. Ervaring leert dat programmeurs en ontwikkelaars hier een behoorlijke kluif aan hebben.
Conclusie
SharePoint is zeker een goede DMS-oplossing, met name voor kleinere organisaties die niet aan strenge archiefregelgeving gebonden zijn. De software biedt alle mogelijkheden voor versiebeheer, gebruik van metadata en bewaartermijnen. Maar voor organisaties die moeten voldoen aan wet- en regelgeving en die eisen stellen aan beveiliging, ligt SharePoint niet voor de hand. SharePoint is in de basis geen archiefsysteem, maar een samenwerkingsplatform met documentbeheer. SharePoint op maat maken kost veel inspanning, tijd en geld. Een hybride systeem van SharePoint met een apart DMS voor duurzame archivering is dan efficiënter.
